Viele Schweizer KMU verlieren Geld durch schlechtes Vertragsmanagement – durch verpasste Kündigungsfristen, fehlende Transparenz und mangelhafte Compliance. Dieser Artikel zeigt die fünf häufigsten Fehler in der Praxis und wie ein digitales System konkret hilft, sie zu beheben.
Fehlende Transparenz bei aktiven Verträgen, unbemerkt ablaufende Fristen und informelle Änderungen, die im Streitfall nicht durchsetzbar sind – das sind keine Ausnahmefälle. Sie sind der Alltag in vielen Schweizer KMU. Vertragsmanagement gilt als eines der meistunterschätzten Risikothemen im Mittelstand. Wer Verträge noch in Ordnern, dezentralen E-Mail-Postfächern oder Excel-Listen verwaltet, riskiert nicht nur Ineffizienz, sondern handfeste finanzielle und rechtliche Nachteile.
adeon ag, Spezialist für dokumentengestützte Prozesse mit Standorten in Altendorf, Bern und Vaduz, hat aus der Beratungspraxis mit Schweizer KMU fünf wiederkehrende Fehler identifiziert. Und für jeden davon eine direkte Lösung.
Der teuerste Fehler im Vertragsmanagement ist oft der einfachste: Verträge liegen verstreut über Laufwerke, E-Mail-Postfächer, lokale PC-Ordner und physische Bundesordner. Wechselt eine Mitarbeiterin die Stelle, ist das Wissen über bestehende Verträge plötzlich weg.
In der Praxis führt das zu einem klassischen Problem: Ein Lieferantenvertrag verlängert sich automatisch um ein Jahr, weil niemand rechtzeitig wusste, dass eine Kündigungsfrist abläuft – und erst recht nicht, wo das Dokument überhaupt zu finden ist.
Die Lösung ist eine zentrale digitale Akte im DMS. Alle Verträge werden an einem einzigen Ort gespeichert, sind sofort durchsuchbar, und jede Person mit den entsprechenden Rechten hat jederzeit Zugriff – unabhängig davon, ob sie im Homeoffice, am Hauptstandort oder unterwegs ist.
Excel-Listen und Kalendereinträge sind in Schweizer KMU die mit Abstand verbreitetsten Werkzeuge zur Fristenüberwachung. Das Problem: Sie funktionieren nur, solange jemand sie aktiv pflegt. Wer kennt die Situation nicht – eine Zeile in der Tabelle wurde nie ausgefüllt, oder der Kalender-Reminder landet im falsch zugewiesenen Postfach.
Gleichzeitig enthalten viele Verträge Klauseln zur automatischen Verlängerung mit Kündigungsfristen von drei bis sechs Monaten. Wer diese Fristen in manuellen Listen überwacht, arbeitet mit einem permanenten Risiko.
Ein professionelles Vertragsmanagement-System überwacht Laufzeiten und Fristen automatisch. Es sendet proaktive Erinnerungen an die zuständigen Personen – 90, 60 oder 30 Tage vor Ablauf, je nach Konfiguration. Die Entscheidung, ob ein Vertrag verlängert oder gekündigt werden soll, liegt weiterhin beim Menschen; die Erinnerung übernimmt die Software.
Schnelle Absprachen per Telefon oder E-Mail sind im KMU-Alltag normal. Eine Preisanpassung, eine Verlängerung der Lieferfrist, eine Änderung im Leistungsumfang – alles geht schnell und unkompliziert. Bis es zum Streitfall kommt.
Viele Verträge enthalten sogenannte Schriftformklauseln, die mündliche Nebenabreden explizit ausschliessen. Was nicht schriftlich dokumentiert und als Nachtrag (Addendum) formell zum Vertrag hinzugefügt wurde, ist rechtlich in vielen Fällen nicht durchsetzbar. Die Schweizer Rechtspraxis ist hier klar: Wer sich auf mündliche Vereinbarungen beruft, trägt die Beweislast.
Die digitale Lösung: Alle Änderungen werden als versionierte Nachträge im DMS erfasst und direkt dem Stammvertrag zugeordnet. Über einen integrierten Workflow wird die Änderung an die zuständigen Personen zur Freigabe weitergeleitet. Das ist auch über Unternehmensgrenzen hinweg möglich. Die digitale Signatur (rechtsgültig nach ZertES/eIDAS) schliesst den Prozess rechtsverbindlich ab – ohne Ausdruck, ohne physischen Versand.
Vertrauliche Vertragsunterlagen auf einem gemeinsam genutzten Netzlaufwerk, auf das alle Mitarbeitenden zugreifen können – das ist in vielen KMU gelebte Realität. Das Problem ist zweifach: Erstens sehen Personen Informationen, die sie nichts angehen (z. B. Arbeitsverträge oder vertrauliche Lieferantenkonditionen). Zweitens fehlt jede Nachvollziehbarkeit, wer wann welche Datei geöffnet, verändert oder weitergeleitet hat.
Seit September 2023 gilt das neue Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG). Es verlangt von Unternehmen ein Verzeichnis aller Datenbearbeitungstätigkeiten, klare Zugriffsregelungen und nachvollziehbare Audit-Trails. Wer Verträge mit Personendaten auf einem unkontrollierten Netzlaufwerk ablegt, riskiert eine Verletzung dieser Anforderungen.
Ein DMS-gestütztes Vertragsmanagement löst beide Probleme: Zugriffsrechte werden granular nach Abteilung, Rolle oder Einzelperson vergeben. Jede Aktion wird protokolliert. HR-Verträge bleiben für die HR-Abteilung; Einkaufsverträge für den Einkauf. Als offizieller Managing Distributor von d.velop für die Schweiz und Liechtenstein setzt adeon dabei auf eine Lösung, die höchste Sicherheitsstandards erfüllt – wahlweise On-Premises oder Cloud mit Serverstandort in Europa.
Verträge, die nach Abschluss in einem Ordner verschwinden und nach zehn Jahren stillschweigend entsorgt werden – das entspricht nicht den gesetzlichen Anforderungen. Gemäss OR Art. 958f müssen Geschäftsbücher während zehn Jahren aufbewahrt werden. Die GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) präzisiert: Die Dokumente müssen jederzeit lesbar, unveränderbar und zugänglich sein.
Ein gescannter Vertrag im PDF-Format auf einem lokalen Server erfüllt diese Anforderungen nicht zwingend – denn es fehlt der Nachweis der Unveränderbarkeit. Ohne digitale Signatur oder kryptografischen Zeitstempel lässt sich nicht beweisen, dass das Dokument seit der Erstellung nicht manipuliert wurde.
Revisionssichere elektronische Archivierung im DMS löst dieses Problem: Dokumente werden mit Zeitstempel und unveränderlichem Audit-Trail gespeichert. Löschfristen und Aufbewahrungsregeln lassen sich automatisieren. Unternehmen erfüllen damit OR Art. 958f und GeBüV – ohne manuelle Kontrolle und ohne Risiko, im Falle einer Betriebsprüfung vor unvollständigen Unterlagen zu stehen.
Die fünf beschriebenen Fehler haben eines gemeinsam: Sie entstehen nicht aus böser Absicht, sondern aus dem Fehlen eines strukturierten Systems. Excel-Listen, Netzlaufwerke und mündliche Absprachen mögen für zehn Verträge funktionieren – bei fünfzig oder zweihundert werden sie zur Haftungsfalle.
adeon ag betreut Kunden aus unterschiedlichen Branchen – von Energieversorgern über Immobiliengesellschaften bis zu Pensionskassen – bei der Einführung digitaler Vertragsmanagement-Lösungen. Die Lösungsübersicht zeigt, welche Ansätze für welche Unternehmensgrösse und IT-Architektur passend sind – inklusive der nahtlosen Integration in Microsoft 365 und SharePoint.
Möchten Sie wissen, wie ein digitales Vertragsmanagement in Ihrer konkreten Situation aussehen würde? In den adeon-Webinaren zeigen unsere Experten praxisnah, wie der Einstieg gelingt. Oder melden Sie sich einfach für eine unverbindliche, individuelle Live-Demo bei uns.
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Die fünf häufigsten Fehler sind: fehlende zentrale Ablage, manuelles Fristentracking in Excel, informelle Vertragsänderungen ohne schriftliche Nachträge, fehlende Zugriffskontrollen sowie mangelnde Revisionssicherheit gemäss OR Art. 958f und GeBüV.
Gemäss OR Art. 958f müssen Geschäftsbücher und Buchungsbelege – inklusive der meisten Vertragsunterlagen – während zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Buchungen vorgenommen wurden.
Excel-Listen bieten keine automatischen Erinnerungen, keine Versionierung und keine Audit-Trails. Fehlerhafte Eingaben bleiben unbemerkt, Zugriffsrechte fehlen, und eine nDSG-konforme Datenhaltung ist kaum zu gewährleisten.
Viele Verträge enthalten Schriftformklauseln, die mündliche Nebenabreden explizit ausschliessen. Ohne schriftliches Addendum sind solche Änderungen im Streitfall oft nicht durchsetzbar, was zu kostspieligen Auseinandersetzungen führen kann.
Seit September 2023 verlangt das nDSG ein Verzeichnis aller Datenbearbeitungstätigkeiten, klare Zugriffsrechte, dokumentierte Auftragsbearbeitervereinbarungen und eine revisionssichere, nachvollziehbare Datenhaltung – Anforderungen, die ein professionelles DMS-gestütztes Vertragsmanagement direkt erfüllt.
Ja, gerade KMU mit wenigen Ressourcen profitieren überproportional: Automatische Erinnerungen ersetzen personalintensives manuelles Monitoring, und die Software amortisiert sich oft schon durch die Vermeidung einer einzigen ungewollten Vertragsverlängerung.
Lösungen wie d.velop contracts for M365 fügen sich als native Erweiterung in SharePoint und Microsoft Teams ein. Unternehmen nutzen ihre bestehende Microsoft-Infrastruktur als Basis und erweitern sie um spezialisierte Vertragsfunktionen wie automatische Fristenerkennung, Workflows und digitale Signatur.
Ein professionelles Vertragsmanagement-System geht weit über eine digitale Ablage hinaus: Es liest Metadaten wie Laufzeiten und Kündigungsfristen automatisch aus, verwaltet Zugriffsrechte, führt Audit-Trails und löst zeitgesteuerte Erinnerungen aus. Eine Dokumentenablage ist passiv; ein Vertragsmanagement-System ist aktiv.
