03-2026 - Dokumentenmanagement und KI:

Dokumentenmanagement und KI: Vom Hype zur messbaren Effizienz im Unternehmensalltag

Künstliche Intelligenz ist längst keine Zukunftsmusik mehr. Sie ist im operativen Geschäft angekommen – und nirgendwo ist ihr Hebel so spürbar wie im Umgang mit Unternehmensinformationen. Doch während die Schlagzeilen oft von generativen Modellen dominiert werden, stellen sich Entscheidungsträger in der Schweiz und Liechtenstein eine pragmatischere Frage: Wie hilft mir das konkret, meine tägliche Datenflut zu bewältigen?

Wer heute DMS-Lösungen evaluiert, sucht nicht nach Spielereien. Er sucht nach Wegen, Routineaufgaben intelligent zu automatisieren, die Qualität der eigenen Datenbasis zu sichern und dem wachsenden Kostendruck mit schlanken, effizienten Prozessen zu begegnen. Hinzu kommt der Wunsch nach mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Umgang mit Unternehmensinformationen – besonders in regulierten Branchen.

Als langjähriger d.velop-Partner für Digitalisierungsprozesse beobachten wir bei adeon einen Paradigmenwechsel: Das Dokumentenmanagement-System (DMS) entwickelt sich vom statischen Archiv zum intelligenten Assistenten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie KI-Technologien von d.velop bereits heute Ihre Prozesse beschleunigen – und warum der Schritt zur KI-gestützten Verarbeitung weniger komplex ist, als viele annehmen.

Intelligente Dokumentenverarbeitung auf einen Blick. Quelle: d.velop AG

Jenseits von OCR: Der technische Sprung im Dokumentenverstehen

Früher war «Digitalisierung» oft nur ein besserer Scan-Vorgang. Klassische OCR (Optical Character Recognition) konnte zwar Buchstaben lesen, den Inhalt jedoch nicht verstehen.

Heute setzen moderne DMS-Lösungen auf Intelligent Document Processing (IDP) und Large Language Models (LLM). Der Unterschied ist fundamental:

Kontextverständnis: Die KI erkennt nicht nur Text, sondern versteht, ob es sich um eine Rechnungsnummer, ein Datum oder eine Vertragsfrist handelt.
Klassifikation: Das System unterscheidet selbstständig zwischen einem Lieferschein, einer Mahnung oder einem Bewerbungsschreiben – ohne Barcodes oder Trennblätter.
Lernfähigkeit: Durch Feedback-Schleifen («Human-in-the-Loop») verbessert das System seine Erkennungsrate kontinuierlich.

Diesen technologischen Unterbau nutzen wir, um Dokumente nicht nur abzulegen, sondern sie aktiv für Ihre Geschäftsprozesse nutzbar zu machen.

Intelligent Document Processing – Schlüssel zu mehr Effizienz

Rechenbeispiel auf Basis Bruttomediangehalt Buchhalter:in in DEU - Quellen: Bitkom, Bundesagentur für Arbeit, DIHK, Stepstone, d.velop, statista

Anwendungsfall 1: Kreditorenworkflow

Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist der Klassiker der Automatisierung – und doch scheitern viele Unternehmen hier an manuellen Hürden. Viele KMU zögern noch bei der KI-Einführung, oft aus Respekt vor der vermeintlichen Komplexität. Dabei ist gerade hier der Einstieg am einfachsten und der ROI am schnellsten sichtbar.

Eine moderne KI-gestützte Eingangsrechnungsverarbeitung funktioniert in drei Schritten:

Extraktion: Sobald eine Rechnung (per E-Mail oder Scan) eingeht, extrahiert die KI kopf- und positionsbezogene Daten automatisch.
Validierung: Die extrahierten Daten werden gegen Ihren ERP-Stamm geprüft (z. B. SAP, Abacus oder Microsoft Dynamics 365). Stimmen Bestellnummer und Betrag überein?
Dunkelverarbeitung: Bei vollständiger Übereinstimmung kann die Buchung ohne manuellen Eingriff erfolgen.

Darüber hinaus unterstützt die KI auch bei Kreditoren-Rechnungen: Sie erstellt automatische Kontierungsvorschläge, gleicht Rechnungen mit hinterlegten Bestellungen und Lieferscheinen ab und markiert Abweichungen für die manuelle Prüfung. Das reduziert den Aufwand im gesamten Purchase-to-Pay-Prozess erheblich.

Der Vorteil liegt nicht nur in der Geschwindigkeit. Tippfehler werden eliminiert, die Datenqualität steigt – und das System lernt mit: Korrigiert ein Buchhalter eine Zuweisung, berücksichtigt es das für die nächste Rechnung desselben Lieferanten.

Webinar-Hinweis: Möchten Sie das live erleben? An unserem Webinar am 24./25. März zeigen wir Ihnen die Eingangsrechnungsverarbeitung mit KI im Detail.

Anwendungsfall 2: Der intelligente Posteingang

Jeden Tag erreichen Ihr Unternehmen Dokumente auf verschiedenen Kanälen – E-Mail, Papier, Portale. Die manuelle Verteilung ist zeitaufwändig und fehleranfällig.

Die Posteingangsverarbeitung geht heute weit über reine Logistik hinaus. KI-Modelle analysieren Inhalt und Semantik der eingehenden Post. Das System erkennt eigenständig: «Dies ist eine Kündigung – hohe Priorität, weiter an die Rechtsabteilung» oder «Dies ist eine Adressänderung – weiter an den Kundendienst».

Unstrukturierte Informationen werden so sofort in strukturierte Daten umgewandelt und dem richtigen Prozess zugeführt. Mehr dazu erfahren Sie auch in unserem Whitepaper: Posteingang mit KI.

Webinar-Hinweis: Jetzt anmelden – Webinar Posteingangsverarbeitung mit KI, 24./25. März

Der nächste Schritt: Chatten mit dem Unternehmenswissen (d.velop pilot)

Stellen Sie sich vor, Sie müssten nicht mehr nach einem Dokument suchen, sondern könnten Ihrem DMS einfach eine Frage stellen. Genau das ermöglicht der d.velop pilot.

Basierend auf generativer KI – eingebettet in Ihre gesicherte Unternehmensumgebung – eröffnet dieses Tool einen völlig neuen Wissenszugriff:

«Fasse mir die Kernpunkte des Rahmenvertrags mit Müller AG zusammen.»
«Welche Zahlungsbedingungen wurden im Projekt X vereinbart?»

Das ist besonders wertvoll, wenn Sie schnell Informationen aus umfangreichen Akten benötigen – ohne hunderte Seiten lesen zu müssen.

Jede Antwort von d.velop pilot wird dabei mit der konkreten Quelle versehen. So sehen Sie jederzeit, aus welchem Dokument die Information stammt und können diese bei Bedarf direkt im Originalkontext prüfen. Das schafft Transparenz, erhöht die Nachvollziehbarkeit und stärkt das Vertrauen in die bereitgestellten Informationen.

Prozessautomatisierung mit dem d.velop process studio

KI im DMS bedeutet mehr als Lesen und Zusammenfassen. Im d.velop process studio lässt sich KI gezielt einsetzen, um Entscheidungen in Workflows zu unterstützen.

Routineaufgaben – wie die Vollständigkeitsprüfung von Antragsunterlagen oder die Vorbereitung von Standardantworten im Kundenservice – können an die KI delegiert werden. Das entlastet Ihre Fachkräfte von monotonen Tätigkeiten und schafft Freiraum für wertschöpfende Aufgaben. Das d.velop process studio bietet dafür eine flexible Umgebung, um Automatisierungen ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse zu modellieren.

d.velop process studio - Factsheet

Sicherheit und Vertrauen: Der «Human in the Loop»

Eine berechtigte Frage vieler Unternehmen betrifft die Kontrolle: Überlässt man der Maschine das Ruder?

Nicht bei adeon. Wir verfolgen konsequent den Ansatz des «Human in the Loop»: Die KI fungiert als intelligenter Zuarbeiter. Sie schlägt Klassifizierungen vor, extrahiert Daten und bereitet Entscheidungen vor – die finale Freigabe, insbesondere bei kritischen Prozessen oder hohen Beträgen, bleibt beim Menschen.

Zudem setzen wir mit d.velop auf Technologien, die den strengen europäischen und schweizerischen Datenschutzstandards entsprechen. Ihre Daten trainieren keine öffentlichen KI-Modelle.

Häufige Fragen zur KI-Evaluation im DMS

Ist mein Unternehmen zu klein für KI?

Nein. Gerade KMU profitieren stark, da KI dabei hilft, fehlende Personalressourcen zu kompensieren. Cloud-basierte Modelle machen die Technologie heute auch ohne grosses IT-Budget zugänglich.

Wie lange dauert das «Anlernen» der KI?

Moderne Systeme bringen vortrainierte Modelle für Standard-Dokumenttypen wie Rechnungen und Lieferscheine mit («Zero-Shot Learning»). Die Erkennungsrate ist ab Tag eins hoch und verfeinert sich im laufenden Betrieb.

Funktioniert das auch mit meiner bestehenden Software?

Ja. Unsere Lösungen integrieren sich nahtlos in führende ERP-Systeme (SAP, Microsoft Dynamics 365 etc.) sowie in Microsoft 365.

Sind meine Daten sicher?

Ja. Bei der Nutzung von d.velop-Lösungen bleiben Ihre Daten in kontrollierten Umgebungen. Es findet kein Abfluss in öffentliche KI-Modelle statt.

Fazit: Warten ist das neue Risiko

Die Technologie ist reif, die Anwendungsfälle sind klar – und der Nutzen ist messbar. Wer jetzt die Integration von KI in seine Dokumentenprozesse prüft, sichert sich einen entscheidenden Effizienzvorsprung.

Lassen Sie uns gemeinsam analysieren, wo in Ihren Prozessen das grösste Potenzial schlummert.