Rechnungen automatisiert erfassen, prüfen und freigeben

Warum stossen manuelle Rechnungsprozesse an ihre Grenzen? 

Weil sie mit steigendem Volumen nicht mitwachsen. E-Mail-Weiterleitungen, Papierdossiers und Excel-Listen funktionieren, solange wenige Personen beteiligt sind – bei mehreren Standorten, mehrstufigen Freigaben und Ferienabwesenheiten kippt das Modell schnell. 

• Lange Durchlaufzeiten: Rechnungen bleiben liegen, Zuständigkeiten sind unklar, Freigaben verzögern sich. 
• Fehlende Transparenz: Niemand sieht auf Anhieb, wer eine Rechnung gerade bearbeitet oder wo sie im Prozess steht. 
• Mehrfacherfassung: Dieselben Rechnungsdaten werden in Excel, im DMS und im ERP-System erneut eingetippt. 
• Finanzielle Nachteile: Verpasste Skontofristen und Mahnkosten summieren sich über das Jahr spürbar. 
• Compliance-Risiken: Ohne lückenlose Dokumentation lässt sich im Revisionsfall nicht belegen, wer was wann freigegeben hat. 

Der Aufwand ist dabei doppelt: Neben der eigentlichen Erfassung binden Rückfragen, Suchvorgänge und Statusabklärungen laufend Kapazität in der Kreditorenbuchhaltung. 

Was leistet KI beim Auslesen und Validieren der Rechnungsdaten? 

KI erkennt Rechnungsinhalte im Kontext, statt nur Textfelder an fixen Positionen auszulesen. OCR wandelt das Dokument zunächst in maschinenlesbaren Text um; anschliessend identifiziert die KI im Dokumentenmanagement Kreditor, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Beträge, Mehrwertsteuersätze, Referenznummern und einzelne Positionen. Das funktioniert auch bei Lieferanten mit ungewohntem Rechnungslayout, ohne dass für jedes Format eine eigene Vorlage gepflegt werden muss. 

Im zweiten Schritt werden die erkannten Daten gegen die Daten im ERP-System validiert: Existiert der Kreditor? Stimmen Bankverbindung, Währung und Steuersatz? Weicht der Rechnungsbetrag von der hinterlegten Bestellung und dem erfolgten Wareneingang ab? Passt alles, läuft der Vorgang weiter. Nur bei Abweichungen wird eine Person einbezogen – dort, wo eine fachliche Beurteilung tatsächlich nötig ist. 

Wie fügt sich die Lösung in bestehende ERP-, Finanz- und DMS-Systeme ein? 

Über Standardschnittstellen und APIs – ein Systemwechsel ist nicht nötig. Rechnungs-, Stamm- und Buchungsdaten werden zwischen Rechnungsverarbeitung, ERP-System und Dokumentenmanagement ausgetauscht. Die Buchung wird im Finanzsystem erstellt, das Dokument liegt im DMS, und beide sind über eine eindeutige Referenz miteinander verknüpft. 

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die Kalt Maschinenbau AG aus Lütisburg: Das Unternehmen startete bewusst mit den Gemeinkostenrechnungen, also mit Rechnungen ohne Bestellbezug. Eingehende Papier- und PDF-Rechnungen werden importiert, per OCR ausgelesen und revisionssicher im DMS abgelegt, das an das bestehende ERP-System angebunden ist. Gemäss Kalt Maschinenbau hat sich allein der Aufwand für die Buchhaltung dadurch mehr als halbiert – die bestellbezogenen Prozesse folgen als nächster Ausbauschritt. 

Ein zweites Beispiel liefert die Zug Estates AG, die den Kreditorenworkflow innerhalb ihrer zentralen Dokumentenmanagement-Lösung betreibt und mit weiteren digitalen Geschäftsprozessen verbindet. Der schrittweise Ausbau ist typisch: Wer mit einem klar abgegrenzten Prozess startet und den gewünschten Nutzen erzielt, wird anschliessend mit Freude auf Bestellwesen, Vertragsmanagement oder Personaldossiers ausbauen. 

Welche Lösung passt zu welchem Unternehmen? 

Das hängt von drei Faktoren ab: Rechnungsvolumen, Komplexität der Prüf- und Freigabeprozesse sowie der bestehenden Systemlandschaft. Ein Unternehmen mit 2’000 weitgehend gleichartigen Gemeinkostenrechnungen pro Jahr braucht eine andere Lösung als ein internationaler Konzern mit mehreren ERP-Mandanten, Bestellbezug und internationalen Lieferanten. 

adeon ag, Spezialist für dokumentengestützte Geschäftsprozesse mit Standorten in Altendorf, Bern und Vaduz, berät hier herstellerneutral und deckt im Portfolio unterschiedliche Ansätze ab: die KI-gestützte Verarbeitung mit BLP, die eng integrierte Lösung d.velop invoices sowie den ERP-unabhängigen Kreditorenworkflow Xpert.APF. Welcher Weg trägt, zeigt sich in der Regel nach einer strukturierten Analyse der heutigen Abläufe – nicht am Produktvergleich. Eine Übersicht über die Ansätze finden Sie auf der Seite zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung.