Aussonderung und Archivierung aus d.velop documents strukturiert steuern
Mit adeon aussonderungsmanagement steuern Sie die Aussonderung von Dossiers und Dokumenten in d.velop documents nachvollziehbar und regelkonform.
Die Lösung unterstützt Sie dabei, Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist systematisch zu bewerten, dem Archiv anzubieten, als standardisierte SIP-Pakete bereitzustellen und – sofern freigegeben – rechtskonform zu vernichten.
Die Herausforderung
Mit zunehmender Digitalisierung wachsen auch die Datenbestände im DMS. Gleichzeitig gelten klare gesetzliche und organisatorische Vorgaben:
- Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden
- Dossiers sind dem Archiv anzubieten
- Bewertungsentscheide müssen nachvollziehbar dokumentiert sein
- Archivpakete müssen standardisiert bereitgestellt werden
- Vernichtungen müssen kontrolliert und protokolliert erfolgen
Ohne strukturierte Unterstützung sind diese Prozesse aufwendig, fehleranfällig und schwer nachvollziehbar.
Die Lösung: adeon aussonderungsmanagement
adeon aussonderungsmanagement ergänzt d.velop documents (On-Premises) um einen klar strukturierten Aussonderungsprozess. Die Anwendung:
- identifiziert automatisch Dossiers und Dokumente mit erreichtem Aufbewahrungsende
- unterstützt Records Manager bei der Erstellung von Aktenangeboten
- ermöglicht Archivar:innen eine strukturierte Bewertung
- erzeugt SIP-Pakete gemäss eCH-0160
- steuert die kontrollierte Vernichtung nach bestätigter Übernahme
Die Lösung ist rollenbasiert aufgebaut (Administrator:in, Records Manager, Archivar:in) und integriert sich nahtlos in die bestehende DMS-Umgebung.
Der Aussonderungsprozess im Überblick
Ihre Vorteile
Rechts- und Revisionssicherheit
- Strukturierter, dokumentierter Bewertungsprozess
- Klare Rollen- und Verantwortlichkeitsverteilung
- Nachvollziehbare Archivierungs- und Vernichtungsentscheide
Effizienz im Records Management
- Automatische Identifikation von Dossiers, die ausgesondert werden sollen
- Filter- und Selektionsmechanismen für grosse Datenmengen
- Unterstützung statistischer Stichproben
Standardisierte Archivschnittstelle
- Erstellung von SIP gemäss eCH-0160
- Klare Trennung zwischen Bewertung, Ablieferung und Vernichtung
Nahtlose Integration
- Nutzung der bestehenden d.velop documents Infrastruktur
- Keine Anpassung der bestehenden Fachanwendungen erforderlich
Technische Voraussetzungen
- d.velop documents (On-Premises)
- Aktivierte Export-API
- MSSQL-Datenbank
- Definierte Rollen und Berechtigungen
Gerne prüfen wir gemeinsam mit Ihnen die konkreten Rahmenbedingungen Ihrer Umgebung.
Für wen eignet sich adeon aussonderungsmanagement?
Die Lösung richtet sich an Organisationen, die:
- gesetzlich geregelte Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten erfüllen müssen
- grosse DMS-Bestände strukturiert bewirtschaften
- eine klare Trennung zwischen Records Management und Archivfunktion sicherstellen wollen
- Wert auf standardisierte Archivpakete und nachvollziehbare Prozesse legen
Besonders trifft dies auf öffentliche Verwaltungen sowie regulierte Branchen zu.
Sie möchten Ihre Aussonderungsprozesse strukturiert und nachvollziehbar abbilden? Kommen Sie für eine unverbindliche Beratung auf uns zu.
