Raus aus dem Vertrags-Dschungel
Wann endet die Laufzeit des Vertrags? Welche Fristen gibt es zu beachten. Wie archivieren wir Verträge sicher und übersichtlich? Behalten Sie den Überblick mit dem adeon vertragsmanagement. Indem Sie Verträge digital zentral archivieren und verwalten, haben Sie stets den Überblick über alle aktiven Verträge, Fristen und Laufzeiten.
Das adeon vertragsmanagement basiert auf der Dokumentenmanagement-System (DMS) Lösung d.velop documents. Sie verringert Recherchezeiten und erhöht die Prozesssicherheit. Eine Lösung, welche die sichere und effiziente Verwaltung der Dokumente sowie die gesetzlichen Anforderungen berücksichtigt.
Die Vorteile des adeon vertragsmanagements
- Anwenderfreundlich
Einfache Eingabe von Vertragsfristen (Start-/Enddatum, Mindestlaufzeit, Verlängerungen, Kündigungsfrist) - Automatisierte Prozesse
Flexible Definition von Erinnerungen, die als Mail generiert werden – mit oder ohne Dokumentenanhang - Erhöhte Auskunftsfähigkeit
Zentrale Verwaltung der Vertragsdokumente in einem System ermöglicht schnelle Recherche - Übersichtliche Auswertungen
Ausgabe aller Informationen mit Ablaufdaten in Excel-Reports; Statistik mit Diagrammansicht - Individualisierbar
Eigene Attribute können definiert werden - Vorlagenmanagement
Einfaches Ablegen und Aufrufen von Vertragsvorlagen - Vollumfängliche DMS-Funktionen
d.velop documents mit Dokumentenmanagement, Workflow, Zugriffssteuerung etc.
Weitere Pluspunkte
- Rechtssichere Speicherung in sicheren Formaten (TIFF, PDF/A)
- Verwaltung von Vertragsbeilagen
- Webfähig
- Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen wie Outlook, Microsoft SharePoint oder Office
Voraussetzungen/Besonderes
- d.velop documents
- Option: Rechtskonforme Ablage mit digitaler Signatur (adeon audit sign)
Haben Sie Fragen oder wünschen Sie eine Demo?
Fragen und Antworten (FAQ) zu Digitales Vertragsmanagement
Sie automatisieren Abläufe über den gesamten Vertragslebenszyklus, recherchieren Inhalte schnell (volltextbasiert) und erhöhen die Auskunftsfähigkeit durch zentrale Verfügbarkeit aller Vertragsunterlagen. Wiedervorlage und Fristenverwaltung sorgen dafür, dass Termine nicht übersehen werden; Auswertungen liefern Transparenz.
Fristen wie Start-/Enddatum, Mindestlaufzeit, Verlängerungen und Kündigungsfristen werden strukturiert erfasst. Erinnerungen lassen sich flexibel definieren und als E-Mail (mit oder ohne Anhang) versenden; eine eigenständige Oberfläche unterstützt die Fristenverwaltung.
Zentrale Vertragsablage inkl. Versionierung und Check-in/Check-out, Verwaltung von Beilagen, Vorlagenmanagement, frei definierbare Attribute sowie Reporting (Excel-Listen, Statistik/Diagrammansicht). Die Lösung ist webbasiert und umfasst vollumfängliche DMS-Funktionen wie Workflow und Zugriffssteuerung.
Das Vertragsmanagement lässt sich in bestehende Anwendungen einbinden – u. a. Outlook, Microsoft SharePoint und Office. So arbeiten Mitarbeitende in vertrauten Tools und legen Verträge bzw. E-Mails revisionssicher im DMS ab.
Ja. Verträge werden rechtssicher in Formaten wie TIFF/PDF/A archiviert; die Lösung erfüllt gesetzliche Anforderungen einschliesslich vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen. Voraussetzung ist d.velop documents; optional ist eine rechtskonforme Ablage mit digitaler Signatur (adeon audit sign) möglich.
