KADI AG

Ein DMS, das in aller Munde ist

Was wären die Klassiker Schnipo, Burger, Cordon bleu und Co. ohne Pommes frites? Und diese stammen in der Schweiz oft von KADI. Für die Qualitätssicherung und Buchhaltung des Unternehmens wirkt das Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop documents im Hintergrund, massgeschneidert von der adeon ag.

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Die KADI AG verarbeitet jährlich rund 34'000 Tonnen Kartoffeln zu Pommes frites, Rösti und weiteren Produkten. Da fällt auch viel Papier an: Rund 12'000 Lieferantenrechnungen treffen jährlich ein. Bisher wurden sie von Hand geprüft und durchliefen mehrere Stellen zur Visierung, bevor sie in der Buchhaltung verbucht wurden. Diesen umständlichen Unterschriftenlauf wollte KADI verbessern. Bei der Evaluation eines DMS für die Automatisierung der Eingangsrechnungen überzeugte die Lösung d.velop documents, präsentiert von adeon.

Jedes Dokument ist einmal abgelegt

Hansruedi Keusch, Abteilungsleiter Informatik bei KADI, sagt: «Extrem spannend für uns war, dass sich mit Tausenden von Dokumenten Akten zu beliebigen Themen bilden lassen – für den Lieferanten, für das Produktionsjahr, für ein Geschäftsjahr, für ein Produkt, für eine Charge. Jedes Dokument bleibt dabei unangetastet und ist nur einmal abgelegt.» Ein Pluspunkt für adeon war unter anderem das Fachwissen: adeon hat schon in mehreren Unternehmen d.velop documents über die Schnittstelle von Comarch erfolgreich implementiert. adeon richtete den Kreditorenworkflow, einen Prozess für die Digitalisierung von Papierrechnungen und die Schnittstellen-Konfiguration ein.

Automatische Freigabeprozesse

Dank des neuen DMS kann sich die Buchhaltung verstärkt anderen Projekten widmen. Treffen Rechnungen jetzt physisch ein, werden sie mit Deckblättern zwischen den Rechnungen gestapelt und täglich eingescannt. d.velop documents liest selbstständig alle Daten aus, weist sie einem Lieferanten und einem Projekt zu und benachrichtigt die Buchhaltung. Es folgt eine kurze Kontrolle, und die automatische Benachrichtigung der unterschriftsberechtigten Person über die anstehende Visierung. Hat sie die Rechnung digital gutgeheissen, wird die Buchhaltung – wieder automatisch – über die Freigabe der Rechnung zur Zahlung informiert. Die Originalrechnung ist ebenso digital gesichert – und nicht mehr veränderbar – wie sämtliche Zeitstempel und die Visierung.

Als Nächstes richtete adeon die digitale Verwaltung sämtlicher Dokumente der Qualitätssicherung mit der mächtigen Workflow-Engine d.velop process studio ein. Über geführte Workflows lässt sich steuern, wer Dokumente prüfen muss, wer sie freigeben kann, wann ein Dokument erneuert werden muss und mehr.

Ein neues Level der Qualitätssicherung

Jetzt lässt sich alles miteinander verknüpfen und abbilden: zum Beispiel Produktionszeitraum, Lieferant, Eingangsbelege der Rohstoffe, allfällige Produktfotos, Degustationsberichte oder Rechnungen. «Mit dem DMS können wir ein Produkt viel schneller als zuvor bis zum Produzenten zurückverfolgen und nachvollziehen, welche Schritte es durchlaufen hat», sagt Hansruedi Keusch. Er lobt die neue Lösung und adeon: «Was adeon leistet, ist absolut professionell. Ich empfehle sie vorbehaltlos weiter.»

Bilder: KADI AG