Ein DMS stabil wie ein Lista-Office-Möbel

Die Lista Office Group AG realisiert Bürowelten und erschliesst zunehmend neue Märkte. Denn die Nachfrage nach Stauraum-Möbeln nimmt massiv ab. Das hat auch mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) zu tun. Ein solches legte sich Lista Office selbst zu – implementiert von der adeon ag.

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«Von unserer DNA her sind wir Büromöbelhersteller», sagt Thomas Friederich, IT-Leiter der Lista Office Group. Doch Firmen benötigen immer weniger klassischen Stauraum. Schränke voller Ordner verschwinden, Dokumente sind zunehmend ausschliesslich digital verfügbar. Lista Office entwickelt deshalb Möbelsysteme für die neue flexible Bildungs- und Arbeitswelt – und treibt die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voran.

Firmen mit mehreren Standorten kennen die Herausforderung: Dokumente sind irgendwo abgelegt, doch werden sie von verschiedenen Stellen benötigt, um Prozesse weiterzuverarbeiten. Das wollte man mit einem Dokumentenmanagement-System ändern. Weil SAP das führende System von Lista Office ist, suchte man nach einem DMS, das gut damit zusammenspielt. Thomas Friederich: «Wir sahen, dass d.velop alle Prozesse abbilden kann, die wir uns wünschen, und sich sauber in die SAP-Landschaft integrieren lässt.» Auch adeon als Schweizer Partner von d.velop überzeugte Lista Office.

Kreditorenworkflow und «Order to cash»-Prozess

Die Integration umfasste den Kreditorenworkflow und den «Order to cash»-Prozess: die Abbildung des kompletten Prozesses in einer sogenannten Auftragsmappe, inklusive Kundenkorrespondenz, Auftragsbestätigung, Lieferdokumenten und Integration der Bestellmappe. Zuvor konnte kaum jemand im Homeoffice arbeiten, heute ist dies selbstverständlich. Sämtliche Dokumente, die zu einem Angebot oder einem Auftrag gehören, sind an einem Ort erfasst und nur einmal abgelegt. Auch alle für einen Geschäftsvorfall relevanten E-Mails werden dort abgelegt. E-Mails lassen sich über das Outlook-Add-In für d.velop documents einfach per Drag and Drop ins DMS ziehen.

Viele Arbeitsschritte automatisiert und digitalisiert

Alles geschieht automatisch: Die Kunden- und Lieferantenakten werden generiert, die Angebots- und Auftragsmappen mit dem Kunden verknüpft, die Bestellmappen in die Auftragsmappen integriert. Beim Kreditorenworkflow erkennt d.velop automatisch per E-Mail eintreffende Rechnungen von Lieferanten. Sie werden anhand der Stammdaten in SAP richtig zugeordnet und den zuständigen Personen zur Freigabe zugewiesen. Thomas Friederich: «Jetzt sparen wir massiv Zeit beim Suchen und Ablegen.» Berechtigte können geräteunabhängig auf Dokumente zugreifen. Kreditorenrechnungen und die kompletten Aufträge werden ebenfalls automatisch im auf Sharepoint basierenden d.velop documents for M365 gespeichert.

Die Zusammenarbeit mit adeon beurteilt Thomas Friederich als sehr produktiv. «Mit d.velop documents for M365 haben wir das richtige System und mit adeon den richtigen Partner gewählt.» Das System ist so stabil wie ein Lista-Office-Schrank – auch wenn dank adeon viel weniger Akten und Ordner darin abgelegt werden müssen.

Bilder: Lista Office Group AG