Effizienz und Effektivität dank Vertragsmanagement-Tool

Für die Verwaltung ihrer Verträge führte ÖKK ein leistungsfähiges Tool ein. Entwickelt wurde es von der adeon ag, basierend auf dem Dokumentenmanagement-System d.velop documents. Es erleichtert ÖKK, sämtliche Verträge mit Partnern zu verwalten, zu prüfen und Fristen einzuhalten.

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Die bisherige Lösung zur Vertragsverwaltung stiess zunehmend an ihre Grenzen. Zu viele Aufgaben musste das Versicherungsunternehmen noch manuell ausführen. Zudem waren diverse Dokumente ausschliesslich physisch vorhanden. Bei den rund 1’500 Dokumenten, die die Verträge mit Lieferanten und Partnern umfassten, war diese Art der kaum automatisierten Vertragsverwaltung nicht mehr effektiv und effizient.

ÖKK machte sich auf die Suche nach einer professionellen und sicheren Lösung. In einem Evaluationsverfahren überzeugte das Vertragsmanagement-Modul der adeon, das auf der DMS-Lösung d.velop documents basiert, mit deutlichem Vorsprung. In der Folge überführte adeon sämtliche Dokumente mit Anhängen und Beilagen in das neue Tool.

Keine Frist geht mehr vergessen

Das System läuft seit Beginn einwandfrei und gefällt. «Wir haben eine Transparenz in unserem Vertragsmanagement gewonnen, die wir nicht mehr missen möchten», sagt Patrick Schlegel, der Leiter des Direktionsstabs bei ÖKK. Das Tool erinnert die Bearbeitenden automatisch per E-Mail an den Ablauf von Fristen. So können sie rechtzeitig reagieren, Verträge erneuern, ergänzen oder kündigen. Ein weiterer Vorzug ist die Erfüllung rechtlicher Anforderungen und die Revisionssicherheit. Die Verträge sind zentral abgelegt; jede Änderung lässt sich nachvollziehen und wird in Logfiles gespeichert. Über ein Rechte- und Rollenmanagement ist klar definiert, wer berechtigt ist, Dokumente einzusehen, zu erfassen und zu bearbeiten.

Elektronische Vertragsprüfung

Besonders komfortabel ist die elektronische Vertragsprüfung: Im Workflow beantragt die Bearbeiterin oder der Bearbeiter die Freigabe durch eine verantwortliche Person. Diese wird im Postfach von d.velop documents und per E-Mail sofort informiert, dass sie eine Prüfung durchzuführen hat. Die direkte Kommunikation über das Vertragsmanagement-Tool spart viel Zeit und verhindert, dass Aufgaben in Vergessenheit geraten.

Ob Word, PDF, Excel oder andere Dateiformate: Alle Verträge lassen sich im Tool ablegen. Die Mitarbeitenden können es im Homeoffice genau gleich wie im Unternehmen nutzen. Die Einrichtung von Standardvorlagen erlaubt es, Verträge schneller aufzusetzen, und mittels Drag and Drop lassen sich beliebige Zusatzdokumente mit einem Hauptdokument verbinden – zum Beispiel E-Mails direkt aus dem Outlook-Mailprogramm.
 

Klarer Effizienz- und Effektivitätsgewinn

Patrick Schlegel ist vom Vertragsmanagement-Tool rundum überzeugt: «Es ist ein sehr gutes, übersichtliches Tool, das sich intuitiv bedienen lässt. Durch die dezentrale, einheitliche Erfassung der Verträge haben wir einen klaren Effizienzgewinn. Durch die transparente und unternehmensweite Verfügbarkeit der Verträge wiederum verzeichnen wir einen Effektivitätsgewinn.» Auch den IT-Partner lobt er: «Die Mitarbeitenden von adeon traten in jeder Phase hochprofessionell auf. Wir konnten das Vertragsmanagement-Tool so einführen und in Betrieb nehmen, wie wir uns das vorstellten. Deshalb empfehle ich adeon gerne weiter.»

Bilder: ÖKK