Digitale Akte im DMS

Das Ende einstürzender Aktenberge dank DMS

Schnelle Recherche elektronisch archivierter Dokumente, perfekte Übersicht in klarer Aktenplan-Struktur und motivierte, effiziente Mitarbeitende - die Vorteile eines DMS mit digitaler Akte liegen klar auf der Hand

Ob als Kundenakte, Vertragsakte, Projektakte, Patientenakte - mit dem Dokumentenmanagement System (DMS) werden elektronisch archivierte Dokumente automatisch über einen Aktenplan in die richtige digitale Akte eingeordnet. Ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner wird überflüssig.

 

Das Besondere daran: Neu eingescannte oder digital hinzugefügte Dokumente werden vollautomatisch ausgelesen und anhand dieser Informationen in eine bereits bestehende Akte im DMS einsortiert. Ist noch keine Akte vorhanden, wird auf Basis der erkannten Positionsdaten automatisch eine neue Akten erstellt, ohne Zutun des Anwenders. Bei einem täglichen Posteingang von mehreren hundert oder gar tausend Dokumenten bedeutet dies eine immense Zeitersparnis. 

Die bequeme und schnelle Suche von Dokumenten spart Zeit und Kosten, erhöht dadurch die Auskunftsfähigkeit, entlastet die Mitarbeitenden und sorgt dank ausgeklügelter Rechtekonzepte für mehr (Daten-) Sicherheit im Unternehmen. Überdies bildet die digitale Akte die Grundlage und Voraussetzung für sämtliche weitere DMS Funktionen

Anwenderfreundlichkeit der Digitalen Akte im DMS

  • Reduzierter Suchaufwand
  • Intuitive Nutzung, da angelehnt an Handhabung «echter» Papierakten
  • Möglichkeit der Verknüpfung von Dokument und Akte
  • Arbeiten auch standortübergreifend möglich
  • Vollständige Übersicht dank zentraler Datenhaltung
  • Grössere Transparenz durch Verfügbarkeit aller Informationen in einer Akte

Technische Highlights

  • Schnelle und einfache Anlage einer neuen digitalen Akte
  • Automatische Aktenbildung
  • Individuelles Rechtekonzept für sicheren Aktenzugriff (z. B. im Personalwesen)
  • Schutz vor Datenverlust durch rechtssichere Ablage im digitalen Archiv
  • Dokumente aus beliebigen Anwendungen wie Outlook, Word, ERP-Systemen etc. stehen direkt in der richtigen digitalen Akte zur Verfügung

 

 

 

Kontakt

Wünschen Sie weitere Informationen oder eine Demo? Hinterlassen Sie uns bitte eine Nachricht und wir rufen Sie gerne an. 

Peter Neururer, Leiter Vertrieb
+41 55 451 52 52

Kontaktformular

Informationen im Detail