Digitale Personalakte

Wichtiger Bestandteil des DMS für effizientes Personalmanagement

Überquellende Aktenschränke und Dokumentenchaos sind passé durch elektronische Archivierung der Personaldokumente. 

 

Die elektronische Archivierung aller Unterlagen in die digitale Personalakte beschleunigt und automatisiert HR-Prozesse und sorgt so für mehr Effizienz und Transparenz im gesamten Unternehmen. Die digitale Personalakte ist deshalb die Voraussetzung für ein effizientes HR-Management.

Zentrale standortübergreifende Verfügbarkeit

Sämtliche Personaldokumente, vom Arbeitsvertrag bis hin zu Arztzeugnissen, werden an einer zentralen Stelle im Dokumentenmanagement-System elektronisch archiviert und stehen dort jedem berechtigten Mitarbeitenden unmittelbar zur Verfügung – standortübergreifend für eine schnellere Recherche und Auskunftsfähigkeit. Die digitale Personalakte bietet einen transparenten Überblick über alle Abläufe und bildet so die Basis für die workflowgestützte Automatisierung von Personalprozessen wie Bewerbermanagement, Weiterbildungen, Spesenabrechnungen etc.

Anwenderfreundlichkeit

  • Einfache elektronische Archivierung von Dokumenten aus führenden HR-Systemen heraus
  • Sichere Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Automatische Zuordnung neuer Dokumente in die bestehende Aktenstruktur
  • Geringer Nutzungsaufwand
  • Automatisierte Berücksichtigung von Löschfristen
  • Beschleunigung der Personalprozesse durch digitale Workflows

Technische Highlights

  • Einhaltung der vorgegebenen Datenschutzrichtlinien
  • Sichere Verschlüsselung
  • Separates digitales Archiv pro Mandant möglich
  • Klare, sichere Berechtigungsstruktur
  • Temporäre Berechtigungsübergabe per Mausklick
  • Volltextverschlagwortung der Dokumente


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