E-Mail Management

Mehr Effizienz beim Management der elektronischen Post

E-Mail-Management bedeutet weit mehr als nur die einfache Ablage elektronischer Nachrichten im Dokumentenmanagement-System.

Geschäftsrelevante Nachrichten werden mitsamt den Anhängen inhaltlich ausgelesen und zentral, sicher sowie rechtskonform und vorgansbezogen im Dokumentenmanagement-System elektronisch archiviert und in digitalen Akten aufbewahrt. Ein flexibles E-Mail-Management ermöglicht Ihnen die vollständige, langfristige und sichere elektronische Archivierung sowie die schnelle Recherche sämtlicher ein- und ausgehenden E-Mails. Das senkt Kosten, spart Platz auf dem E-Mail-Server und vermeidet Datenverlust durch versehentliches Löschen von Nachrichten.

Alle Inhalte werden manuell oder wenn immer möglich automatisch vorgangsbezogen in digitalen Akten abgelegt. So lässt sich das E-Mail-Management zum Beispiel auch effektiv mit der Eingangspostverarbeitung kombinieren.

Anwenderfreundlichkeit

  • Keine doppelte Datenhaltung von E-Mails und Anhängen in verteilten Ordnern, sondern ein zentrales Archiv
  • Bequeme Suche nach beliebigen E-Mails oder Anhängen direkt in der gewohnten Outlook oder Lotus-Notes-Oberfläche
  • Keine Auslagerung von fehleranfälligen und schwer kontrollierbaren PST-Dateien mehr nötig
  • Übersichtliche E-Mail-Verwaltung in digitalen Akten

Technische Highlights

  • Dauerhafte Entlastung des Mailservers durch Auslagerung geschäftsrelevanter E-Mails ins digitale Archiv
  • Erhöhte Performance durch intelligente Komprimierung von Dateianhängen und Single-Instance-Speicherung (keine inhaltsgleichen Kopien)
  • Regelbasiertes Löschen archivierter E-Mails aus den Postfächern
  • Zuverlässige Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zur E-Mail-Archivierung

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