La fin des montagnes de papier qui s’effondrent grâce aux dossiers numériques

Recherche rapide, vue d’ensemble parfaite et collaborateurs motivés et efficaces – Les avantages d’un système gestion électronique des documents (GED) avec des dossiers numériques sont convaincants :

• Simplicité d’utilisation : recherche rapide, classement simple
• Utilisation intuitive, car basée sur la manipulation de «vrais» dossiers ou classeurs papier
• Lien entre les documents et les dossiers
• Possibilité de travailler et de partager sur plusieurs sites
• Vue d’ensemble complète grâce à la gestion centralisée des données
• Une plus grande transparence grâce à la disponibilité de toutes les données dans un dossier
• Plus sûr qu’une armoire à documents

Automatisé, gain de temps et clarté
Qu’il s’agisse d’un dossier client, d’un dossier de contrat, d’un dossier de projet, d’un dossier du patient, le système de gestion électronique des documents (GED) permet de classer automatiquement les documents archivés électroniquement dans le dossier numérique approprié grâce à un plan de dossier. Une archive papier volumineuse remplie de dossiers devient inutile, ce qui vous permet de gagner de la place.

La particularité : Les documents scannés ou ajoutés numériquement (comme les e-mails ou les documents créés électroniquement) sont lus de manière entièrement automatique et classés dans un dossier existant dans la GED sur les bases de ces informations. S’il n’existe pas encore de dossier numérique, un nouveau dossier est créé automatiquement sur la base des données de position reconnues, sans intervention de l’utilisateur. Avec une entrée de courrier quotidienne de plusieurs centaines, voire de milliers de documents, cela représente un immense gain de temps.

La recherche rapide et pratique de documents permet d’économiser du temps et de l’argent, d’augmenter la capacité d’information et de décharger les collaborateurs. En outre, le dossier numérique constitue la base et la condition préalable à toutes les autres fonctions de la GED.

Quel est le niveau de sécurité de vos documents ?
Plus sûr que de manipuler d’épais classeurs ou de les ranger dans une armoire à classeurs. En raison de concepts de droit sophistiqués seuls les collaborateurs autorisés ont accès aux dossiers et aux documents et peuvent les traiter. La gestion numérique des dossiers garantit une plus grande sécurité (des données) au sein de l’entreprise, notamment pour les données confidentielles telles que les dossiers du personnel ou les dossiers de contrats, permettant ainsi d’appliquer facilement les dispositions légales en matière de conservation.

Autres avantages

• Création rapide et simple d’un nouveau dossier numérique.
• Concept de droits individuels pour l’accès sécurisé aux dossiers (par ex. dans le domaine des ressources humaines)
• Protection contre la perte de données grâce à un classement juridiquement sûr dans les archives numériques
• Les documents de n’importe quelle application telle que Outlook, Word, systèmes ERP, etc. sont directement disponibles dans le bon dossier numérique
• Création automatique de dossiers