Das Ende einstürzender Papierberge dank digitaler Akten

Schnelle Recherche, perfekte Übersicht und motivierte effiziente Mitarbeitende – die Vorteile eines Dokumenten Management Systems (DMS) mit digitaler Akte überzeugen:

• Einfach in der Anwendung: Schnelle Suche, einfaches Ablegen
• Intuitive Nutzung, da angelehnt an Handhabung «echter» Papierakten oder -ordner
• Verknüpfung von Dokumenten und Akte
• Standortübergreifendes Arbeiten und Teilen möglich
• Vollständige Übersicht dank zentraler Datenhaltung
• Grössere Transparenz durch Verfügbarkeit aller Informationen in einer Akte
• Sicherer als ein Aktenschrank

Wie funktioniert die digitale Akte?

Automatisiert, zeitsparend und übersichtlich
Ob als Kundenakte, Vertragsakte, Projektakte, Patientenakte - mit dem Dokumentenmanagement System (DMS) werden elektronisch archivierte Dokumente automatisch über einen Aktenplan in die richtige digitale Akte eingeordnet. Ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner wird überflüssig und Sie schaffen dadurch Platz.
Das Besondere daran: Eingescannte oder digital hinzugefügte Dokumente (wie E-Mails oder elektronisch erstellte Dokumente) werden vollautomatisch ausgelesen und anhand dieser Informationen in eine bereits bestehende Akte im DMS einsortiert. Ist noch keine digitale Akte vorhanden, wird auf Basis der erkannten Positionsdaten automatisch eine neue Akte erstellt, ohne Zutun des Anwenders. Bei einem täglichen Posteingang von mehreren hundert oder gar tausend Dokumenten bedeutet dies eine immense Zeitersparnis.
Die bequeme und schnelle Suche von Dokumenten spart Zeit und Kosten, erhöht dadurch die Auskunftsfähigkeit und entlastet die Mitarbeitenden. Überdies bildet die digitale Akte die Grundlage und Voraussetzung für sämtliche weitere DMS Funktionen.

Wie sicher sind Ihre Dokumente?
Sicherer als das Hantieren mit dicken Ordnern oder der Aufbewahrung im Aktenschrank. Denn dank ausgeklügelter Rechtekonzepte haben nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf die Akten und Dokumente und können diese bearbeiten. Gerade bei vertraulichen Daten wie Personal- oder Vertragsakten sorgt die digitale Aktenhaltung für mehr (Daten-) Sicherheit im Unternehmen und die gesetzlichen Vorgaben der Aufbewahrung lassen sich einfach umsetzen.

Weitere Vorteile

• Schnelle und einfache Anlage einer neuen digitalen Akte

• Individuelles Rechtekonzept für sicheren Aktenzugriff (z. B. im Personalwesen)

• Schutz vor Datenverlust durch rechtssichere Ablage im digitalen Archiv

• Dokumente aus beliebigen Anwendungen wie Outlook, Word, ERP-Systemen etc. stehen direkt in der richtigen digitalen Akte zur Verfügung

• Automatische Aktenbildung