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E-Mail Management
E-Mail Management - E-Mails sicher archivieren und effizient managen
Daniel Schmid, Bereichsleiter Projects
adeon ag
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Wir planen und konzipieren detailliert und präzise, sodass unsere Lösungen problemlos und termingerecht umgesetzt werden können.
E-Mail-Management bedeutet weit mehr als nur die einfache Ablage elektronischer Nachrichten im Dokumentenmanagement-System (DMS).
Geschäftsrelevante Nachrichten werden mitsamt den Anhängen inhaltlich ausgelesen und zentral, sicher sowie rechtskonform und vorgangsbezogen im Dokumentenmanagement System (DMS) elektronisch archiviert und in digitalen Akten aufbewahrt.
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Keine doppelte Datenhaltung von E-Mails und Anhängen in verteilten Ordnern, sondern ein zentrales Archiv
- Bequeme Suche nach beliebigen E-Mails oder Anhängen direkt in der gewohnten Outlook oder Lotus-Notes-Oberfläche
- Keine Auslagerung von fehleranfälligen und schwer kontrollierbaren PST-Dateien mehr nötig
- Übersichtliche E-Mail-Verwaltung in digitalen Akten
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Themen und Termine
Ein flexibles E-Mail-Management ermöglicht die vollständige, langfristige und sichere elektronische Archivierung sowie die schnelle Recherche sämtlicher ein- und ausgehenden E-Mails. Das senkt Kosten, spart Platz auf dem E-Mail-Server und vermeidet Datenverlust durch versehentliches Löschen von Nachrichten.
Über achtzig Prozent aller geschäftsrelevanten Korrespondenz geschieht heutzutage per E-Mail. Der clevere, effiziente Umgang mit dieser enormen Menge an Informationen ist Inhalt der E-Mail-Management Lösung von d.velop. Dabei integriert sich d.velop documents auf Wunsch als Modul nahtlos in Ihren E-Mail-Client - bei MS Outlook wird ein Exchange-Server vorausgesetzt (On-Premise oder Cloud).
Weitere Vorteile
- Dauerhafte Entlastung des Mailservers durch Auslagerung geschäftsrelevanter E-Mails ins digitale Archiv
- Erhöhte Performance durch intelligente Komprimierung von Dateianhängen und Single-Instance-Speicherung (keine inhaltsgleichen Kopien)
- Regelbasiertes Löschen archivierter E-Mails aus den Postfächern
- Zuverlässige Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zur E-Mail-Archivierung
Wünschen Sie weitere Informationen oder eine Demo? Ich helfe Ihnen gerne weiter.
Markus Häusermann
Fragen und Antworten (FAQ) zu E-Mail-Management
Worum geht es beim E-Mail-Management mit d.velop – und warum ist das wichtig?
Über 80 % der geschäftsrelevanten Korrespondenz läuft per E-Mail. Das d.velop E-Mail-Management archiviert ein- und ausgehende Mails rechtssicher, macht Inhalte schnell auffindbar und entlastet Postfächer sowie Server. Anhänge und Mails werden zentral im DMS bereitgestellt – für transparente, nachvollziehbare Prozesse.
Wie integriert sich die Lösung in Outlook/Microsoft 365 und andere Systeme?
d.velop documents bindet sich auf Wunsch direkt in den E-Mail-Client ein (für Outlook wird ein Exchange-Server unterstützt – On-Premises oder Cloud). Dokumente und Mails lassen sich regelbasiert ins DMS übernehmen und stehen damit auch in digitalen Akten, Workflows und angebundenen Fachsystemen (z. B. ERP/CRM) bereit.
Was bedeutet «revisionssichere E-Mail-Archivierung» konkret?
Mails werden beim Senden/Empfangen automatisiert und unveränderbar im Archiv abgelegt, inklusive Protokollen und Dublettenprüfung (einmalige Ablage). Das reduziert Speicherlast und Backupaufwand, verhindert Datenverlust und unterstützt Compliance-Vorgaben (z. B. GeBüV/DSG/DSGVO) im Gesamtkontext des DMS.
Wie landen E-Mails in der richtigen digitalen Akte – und wie finde ich sie wieder?
Ablageregeln und Metadaten sorgen dafür, dass E-Mails/Anhänge automatisch passenden Akten (Kunde, Projekt, Vertrag usw.) zugeordnet werden. Volltextsuche, Aktenbezug und Versions-/Vorgangsprotokolle erleichtern die Recherche – auch standortübergreifend.
Welche Rolle spielt E-Mail im Zusammenspiel mit Posteingang und Workflows?
E-Mails sind Teil der digitalen Eingangspost: Sie werden erfasst, klassifiziert und in Prüf- und Freigabeprozesse überführt – etwa in der Rechnungs- oder Servicebearbeitung. So entsteht ein durchgängiger, medienbruchfreier Prozess vom Eingang bis zur revisionssicheren Ablage.
