E-Mail Management - E-Mails sicher archivieren und effizient managen

E-Mail-Management bedeutet weit mehr als nur die einfache Ablage elektronischer Nachrichten im Dokumentenmanagement-­System (DMS).

Geschäftsrelevante Nachrichten werden mitsamt den Anhängen inhaltlich ausgelesen und zentral, sicher sowie rechtskonform und vorgangsbezogen im Dokumentenmanagement System (DMS) elektronisch archiviert und in digitalen Akten aufbewahrt. 

• Keine doppelte Datenhaltung von E-Mails und Anhängen in verteilten Ordnern, sondern ein zentrales Archiv

• Bequeme Suche nach beliebigen E-Mails oder Anhängen direkt in der gewohnten Outlook oder Lotus-Notes-Oberfläche
• Keine Auslagerung von fehleranfälligen und schwer kontrollierbaren PST-Dateien mehr nötig
• Übersichtliche E-Mail-Verwaltung in digitalen Akten

Ein flexibles E-Mail-Management ermöglicht die vollständige, langfristige und sichere elektronische Archivierung sowie die schnelle Recherche sämtlicher ein- und ausgehenden E-Mails. Das senkt Kosten, spart Platz auf dem E-Mail-Server und vermeidet Datenverlust durch versehentliches Löschen von Nachrichten.

Über achtzig Prozent aller geschäftsrelevanten Korrespondenz geschieht heutzutage per E-Mail. Der clevere, effiziente Umgang mit dieser enormen Menge an Informationen ist Inhalt der E-Mail-Management Lösung von d.velop. Dabei integriert sich d.velop documents auf Wunsch als Modul nahtlos in Ihren E-Mail-Client - bei MS Outlook wird ein Exchange-Server vorausgesetzt (On-Premise oder Cloud).

Weitere Vorteile

• Dauerhafte Entlastung des Mailservers durch Auslagerung geschäftsrelevanter E-Mails ins digitale Archiv
• Erhöhte Performance durch intelligente Komprimierung von Dateianhängen und Single-Instance-Speicherung (keine inhaltsgleichen Kopien)
• Regelbasiertes Löschen archivierter E-Mails aus den Postfächern
• Zuverlässige Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zur E-Mail-Archivierung