Vertragsmanagement

Mit digitalem Vertragsmanagement den Überblick behalten

Adrian Häsler, Generalsekretär
KEYSTONE-SDA-ATS AG
Das digitale Vertragsmanagement von adeon erinnert uns automatisch an auslaufende Verträge und Fristen.
zur Referenz

Der Einsatz von Vertragsmanagement als Teil des DMS verringert Recherchezeiten und erhöht die Prozesssicherheit. Die Vorteile im Überblick:

  • Automatisierung der Prozesse über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg
  • Schnelle, inhaltsbezogene Recherche im gesamten Text oder in einzelnen Textpassagen
  • Erhöhte Auskunftsfähigkeit gegenüber Vertragspartnern und Management durch vollständige und zentrale Verfügbarkeit aller Dokumente
  • Automatische Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung in eigenständiger Benutzeroberfläche
  • Flexible Auswertungsmöglichkeiten über definierbare Reports
  • Rechtssichere Speicherung in sicheren Formaten (TIFF, PDF/A)
  • Umfangreiche DMS-Funktionen wie Versionierung und Check-out/Check-in
Mehr zum Thema

Digitales Vertragsmanagement - so funktioniert's

d.3ecm

d.3ecm

Wissen einfach verfügbar machen

Alles über d.3ecm
Für MS SharePoint

Für MS SharePoint

Vertragsmanagement in SharePoint und O365 effektiv nutzen mit ecspand

Broschüre als PDF

Digitales Vertragsmanagement

adeon hat auf Basis von d.3ecm eine Vertragsmanagment Lösung entwickelt, welche branchenübergreifend die wesentlichen Bedürfnissen von Unternehmen im Umgang mit Verträgen abdeckt. Rasch implementiert, einfach in der Handhabung.

Die Vorteile der adeon-Lösung auf Basis von d.3ecm

  • Anwenderfreundlich 
    Einfache Eingabe von Vertragsfristen (Start-/Enddatum, Mindestlaufzeit, Verlängerungen, Kündigungsfrist)
  • Automatisierte Prozesse
    Flexible Definition von Erinnerungen, die als Mail generiert werden – mit oder ohne Dokumentenanhang
  • Erhöhte Auskunftsfähigkeit
    Zentrale Verwaltung der Vertragsdokumente in einem System ermöglicht schnelle Recherche
  • Übersichtliche Auswertungen
    Ausgabe aller Informationen mit Ablaufdaten in Excel-Reports; Statistik mit Diagrammansicht
  • Individualisierbar
    Eigene Attribute können definiert werden
  • Vorlagenmanagement
    Einfaches Ablegen und Aufrufen von Vertragsvorlagen
  • Vollumfängliche DMS-Funktionen 
    d.3ecm mit Dokumentenmanagement, Workflow, Zugriffssteuerung etc.)
Digitales Vertragsmanagement- Einfache, intuitive Fristendeklaration
Einfache, intuitive Fristendeklaration
Digitales Vertragsmanagement - Aussagekräftige Statistik mit Diagrammdarstellung
Aussagekräftige Statistik mit Diagrammdarstellung
Digitales Vertragsmanagement - Übersichtliches Admin-Cockpit
Übersichtliches Admin-Cockpit

Weitere Pluspunkte

  • Rechtssichere Speicherung in sicheren Formaten (TIFF, PDF/A)
  • Verwaltung von Vertragsbeilagen
  • Webfähig und in d.3one integrierbar
  • Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen wie Outlook, Microsoft SharePoint oder Office

Voraussetzungen/Besonderes

  • d.3ecm Basis
  • Option: Rechtskonforme Ablage mit digitaler Signatur (audit.sign) 

Digitales Vertragsmanagement

Factsheet als PDF

Raus aus dem Vertrags-Dschungel

Unternehmen aller Art kennen die Herausforderung: In einem Dschungel an Verträgen die Übersicht zu behalten, wird mit jedem abgeschlossenen Vertrag umständlicher. Oft werden über in der Organisation Verträge unterschiedlich abgelegt, manche Verträge sind gar nicht digitalisiert. Schon bevor die eigentliche Laufzeit beginnt, sind unterschiedliche Abteilungen bei der Ausarbeitung von Verträgen involviert: Informationen zusammentragen, Verträge und Anhänge erstellen. Es folgen interne Abstimmungen und die Verhandlungen mit dem externen Vertragspartner. Mit dem Freigabe- und Unterschriftenprozesse beginnt die aktive Vertragslaufzeit. 

Um die Tätigkeiten und Fristen eines Vertrags nachzuverfolgen, werden oftmals Excel-Listen eingesetzt. Und nicht selten werden diese Listen und ebenso die Verträge nur abteilungsbezogen oder sogar mehrfach bearbeitet und abgelegt. Die Konsequenz sind langes Suchen, veraltete Informationsstände, verpasste Fristen und eine ungeeignete Datenbasis für unternehmensweite Analysen des Vertragsbestands. 

Mit einem digitalen Vertragsmanagement lassen sich Verträge aller Art, Vereinbarungen oder Lizenz- und Wartungsverträge digital erfassen, recherchieren und verwalten. Eine einheitliche und vollständige Abbildung aller Dokumente macht es möglich, sämtliche Fristen und Laufzeiten über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg im Blick zu behalten. Das erhöht die Nachweisfähigkeit und führt zu vereinfachten Abläufen im Controlling.

Bedürfnisgerechte Lösungsvarianten

Unser eigens entwickeltes Modul basiert auf der Enterprise Content Management Lösung d.3ecm von d.velop. Es bildet den gesamten Vertragslebenszyklus ab - von der Initialisierung über die Unterzeichnung bis hin zur Kündigung.

Verwalten Sie Ihre Verträge intuitiv und sicher. Sparen Sie sich zeitaufwändige Recherchen. An Fristen werden Sie automatisch per Mail erinnert. Und brauchen Sie einmal eine Auswertung, erstellen Sie Reportings auf Knopfdruck. Behalten Sie immer den Überblick über alle Laufzeiten und Fristen.

Da wir wissen, wie unterschiedlich die Bedürfnisse verschiedener Unternehmen sind, kann unser Modul beliebig individualisiert und ausgebaut werden. Dazu kommen: vollumfängliche DMS-Funktionen, rechtssichere Speicherung und ein einfaches Vorlagenmanagement. 

Die Vertragsmanagement Lösungen von d.velop und adeon erfüllen die gesetzlichen Anforderungen ebenso wie die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.

Digitales Vertragsmanagement für alle Branchen.

Digitales Vertragsmanagement - unter anderem bei diesen Kunden im Einsatz

Wünschen Sie weitere Informationen oder eine Demo? Unser Vertriebsberater hilft Ihnen gerne weiter.

Markus Häusermann
Support