Vertragsmanagement

Mit digitalem Vertragsmanagement den Überblick behalten

Gian Marco Albin, EWD Elektrizitätswerk Davos AG
Geschäftsbereichsleiter Services & IT
Alle Unterlagen stehen zentral zur Verfügung und das System erinnert uns zuverlässig an Fristen oder Pendenzen.
zur Referenz

Der Einsatz von Vertragsmanagement als Teil des DMS verringert Recherchezeiten und erhöht die Prozesssicherheit. Die Vorteile im Überblick:

  • Automatisierung der Prozesse über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg
  • Schnelle, inhaltsbezogene Recherche im gesamten Text oder in einzelnen Textpassagen
  • Erhöhte Auskunftsfähigkeit gegenüber Vertragspartnern und Management durch vollständige und zentrale Verfügbarkeit aller Dokumente
  • Automatische Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung in eigenständiger Benutzeroberfläche
  • Flexible Auswertungsmöglichkeiten über definierbare Reports
  • Rechtssichere Speicherung in sicheren Formaten (TIFF, PDF/A)
  • Umfangreiche DMS-Funktionen wie Versionierung und Check-out/Check-in
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Digitales Vertragsmanagement

adeon hat auf Basis von d.3ecm eine Vertragsmanagment Lösung entwickelt, welche branchenübergreifend die wesentlichen Bedürfnissen von Unternehmen im Umgang mit Verträgen abdeckt. Rasch implementiert, einfach in der Handhabung.

Die Vorteile der adeon-Lösung auf Basis von d.3ecm

  • Anwenderfreundlich 
    Einfache Eingabe von Vertragsfristen (Start-/Enddatum, Mindestlaufzeit, Verlängerungen, Kündigungsfrist)
  • Automatisierte Prozesse
    Flexible Definition von Erinnerungen, die als Mail generiert werden – mit oder ohne Dokumentenanhang
  • Erhöhte Auskunftsfähigkeit
    Zentrale Verwaltung der Vertragsdokumente in einem System ermöglicht schnelle Recherche
  • Übersichtliche Auswertungen
    Ausgabe aller Informationen mit Ablaufdaten in Excel-Reports; Statistik mit Diagrammansicht
  • Individualisierbar
    Eigene Attribute können definiert werden
  • Vorlagenmanagement
    Einfaches Ablegen und Aufrufen von Vertragsvorlagen
  • Vollumfängliche DMS-Funktionen 
    d.3ecm mit Dokumentenmanagement, Workflow, Zugriffssteuerung etc.)
Digitales Vertragsmanagement- Einfache, intuitive Fristendeklaration
Einfache, intuitive Fristendeklaration
Digitales Vertragsmanagement - Aussagekräftige Statistik mit Diagrammdarstellung
Aussagekräftige Statistik mit Diagrammdarstellung
Digitales Vertragsmanagement - Übersichtliches Admin-Cockpit
Übersichtliches Admin-Cockpit

Weitere Pluspunkte

  • Rechtssichere Speicherung in sicheren Formaten (TIFF, PDF/A)
  • Verwaltung von Vertragsbeilagen
  • Webfähig und in d.3one integrierbar
  • Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen wie Outlook, Microsoft SharePoint oder Office

Voraussetzungen/Besonderes

  • d.3ecm Basis
  • Option: Rechtskonforme Ablage mit digitaler Signatur (audit.sign) 

Digitales Vertragsmanagement

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Raus aus dem Vertrags-Dschungel

Schon bevor die eigentliche Laufzeit beginnt, sind unterschiedliche Abteilungen bei der Ausarbeitung von Verträgen involviert: Informationen zusammentragen, Verträge und Anhänge erstellen. Es folgen interne Abstimmungen und die Verhandlungen mit dem externen Vertragspartner. Mit dem Freigabe- und Unterschriftenprozesse beginnt die aktive Vertragslaufzeit. 

Um die Tätigkeiten und Fristen eines Vertrags nachzuverfolgen, werden oftmals Excel-Listen eingesetzt. Und nicht selten werden diese Listen und ebenso die Verträge nur abteilungsbezogen oder sogar mehrfach bearbeitet und abgelegt. Die Konsequenz sind langes Suchen, veraltete Informationsstände, verpasste Fristen und eine ungeeignete Datenbasis für unternehmensweite Analysen des Vertragsbestands. 

Mit einem digitalen Vertragsmanagement lassen sich Verträge aller Art, Vereinbarungen oder Lizenz- und Wartungsverträge digital erfassen, recherchieren und verwalten. Eine einheitliche und vollständige Abbildung aller Dokumente macht es möglich, sämtliche Fristen und Laufzeiten über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg im Blick zu behalten. Das erhöht die Nachweisfähigkeit und führt zu vereinfachten Abläufen im Controlling.

Bedürfnisgerechte Lösungsvarianten

Auf Basis von d.3ecm gibt es verschiedene Lösungsvarianten - abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse. Die Vertragsmanagement Lösungen von d.velop und adeon erfüllen die gesetzlichen Anforderungen ebenso wie die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.

Wünschen Sie weitere Informationen oder eine Demo? Unser Vertriebsberater hilft Ihnen gerne weiter.

Markus Häusermann
Support