Vertragsmanagement

Mit digitalem Vertragsmanagement den Überblick behalten

Gian Marco Albin, EWD Elektrizitätswerk Davos AG
Geschäftsbereichsleiter Services & IT
Alle Unterlagen stehen zentral zur Verfügung und das System erinnert uns zuverlässig an Fristen oder Pendenzen.
zur Referenz

Der Einsatz von Vertragsmanagement als Teil des DMS verringert Recherchezeiten und erhöht die Prozesssicherheit. Die Vorteile im Überblick:

  • Automatisierung der Prozesse über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg
  • Schnelle, inhaltsbezogene Recherche im gesamten Text oder in einzelnen Textpassagen
  • Erhöhte Auskunftsfähigkeit gegenüber Vertragspartnern und Management durch vollständige und zentrale Verfügbarkeit aller Dokumente
  • Automatische Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung in eigenständiger Benutzeroberfläche
  • Flexible Auswertungsmöglichkeiten über definierbare Reports
  • Rechtssichere Speicherung in sicheren Formaten (TIFF, PDF/A)
  • Umfangreiche DMS-Funktionen wie Versionierung und Check-out/Check-in
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Raus aus dem Vertrags-Dschungel

Schon bevor die eigentliche Laufzeit beginnt, sind unterschiedliche Abteilungen bei der Ausarbeitung von Verträgen involviert: Informationen zusammentragen, Verträge und Anhänge erstellen. Es folgen interne Abstimmungen und die Verhandlungen mit dem externen Vertragspartner. Mit dem Freigabe- und Unterschriftenprozesse beginnt die aktive Vertragslaufzeit. 

Um die Tätigkeiten und Fristen eines Vertrags nachzuverfolgen, werden oftmals Excel-Listen eingesetzt. Und nicht selten werden diese Listen und ebenso die Verträge nur abteilungsbezogen oder sogar mehrfach bearbeitet und abgelegt. Die Konsequenz sind langes Suchen, veraltete Informationsstände, verpasste Fristen und eine ungeeignete Datenbasis für unternehmensweite Analysen des Vertragsbestands. 

Mit einem digitalen Vertragsmanagement lassen sich pperative Verträge, Rahmen- und kooperative Vereinbarungen oder Lizenz- und Wartungsverträge digital erfassen, recherchieren und verwalten. Eine einheitliche und vollständige Abbildung aller Dokumente macht es möglich, sämtliche Fristen und Laufzeiten über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg im Blick zu behalten. Das erhöht die Nachweisfähigkeit und führt zu vereinfachten Abläufen im Controlling.

Bedürfnisgerechte Lösungsvarianten

Auf Basis von d.3ecm gibt es verschiedene Lösungsvarianten - abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse. Die Vertragsmanagement Lösungen von d.velop und adeon erfüllen die gesetzlichen Anforderungen ebenso wie die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.

Wünschen Sie weitere Informationen oder eine Demo? Unser Vertriebsberater hilft Ihnen gerne weiter.

Markus Häusermann
Support