DMS als digitaler interner Postbote

Sämtliche eingehenden Dokumente – vom Brief bis zum E-Mail samt Anhang – lassen sich im Dokumentenmanagement System (DMS) digital erfassen, bequem bearbeiten und revisions- wie auch rechtssicher elektronisch archivieren. Die Vorteile sprechen für sich:

• Einfache, schnelle Bearbeitung der Eingangspost direkt am PC-Arbeitsplatz
• Sicherstellung zeitnaher Bearbeitung
• Minimaler manueller Aufwand durch automatische Verteilung gescannter Dokumente an zuständigen Bearbeiter
• Mehr Freiraum für die inhaltliche Bearbeitung
• Erhöhte Auskunftsfähigkeit
• Verbesserte Servicequalität

Digitale Posteingangsverarbeitung - so funktioniert's

Die elektronische Posteingangsverarbeitung setzt bereits beim Eintreffen der Dokumente an, die das Unternehmen täglich elektronisch per E-Mail oder auf dem Postweg erreichen. Papierdoku­mente werden eingescannt, nach der Art des Dokuments klassifiziert und inhaltlich ausgelesen, um weitere zusätzliche Informationen zu gewinnen. Alle diese Daten werden dann rechtskonform und revisionssicher gemeinsam mit dem Dokument zentral im digitalen Archiv abgelegt. Von dort aus kann jeder Mitarbeiter bequem auf sämtliche Dokumente zugreifen und hat relevante Infor­mationen dank der ausgeklügelten Suchfunktion in Sekundenschnelle zur Verfügung – und das sogar standortübergreifend.

Digitaler Postkorb
Anhand der vergebenen Informationen werden die digitalen Dokumente automatisch und regelbasiert an die zuständigen Bearbeiter verteilt und in den jeweiligen «Postkorb» direkt auf den Bildschirm zugestellt. So gehen Rechnungen beispielsweise an die Buchhaltung oder Ausschreibungen an den Vertrieb. Eine automatische Lastverteilung sorgt dafür, dass der Workload gleichmässig auf die Mitarbeitenden im Haus oder in Zweigstellen verteilt wird – auf Wunsch sogar unter Berücksichtigung von Krankheits- und Ferienabwesenheiten. 

Auch unstrukturierte Informationen können anhand von Eigenschaften, wie z. B. der Kunden­nummer, Auftragsnummer, Postleitzahl oder ähnlichen Eigenschaften, im Unternehmen zielgerecht gesteuert werden. 

Weitere Vorteile 

• Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
• Einbindung von E-Mails
• Geringer Kosten- und Pflegeaufwand, da einfach selbst zu konfigurieren
• Lösung ist schnell implementiert und einsatzbereit
• Einfaches Monitoring der Prozesse über ein einziges Werkzeug
• Digitale Postverteilung auch standortübergreifend möglich

Egal, ob es sich um Rechnungen, Angebote oder Lieferscheine handelt, alle Informationen sind zentral verfügbar und stehen jedem Mitarbeitenden im DMS jederzeit an jedem Ort zur Verfügung. Dies führt zu schnellerer Bearbeitung, verbesserter Servicequalität, einer Reduzierung des manuellen Aufwands und letztlich zu einer zügigen Amortisation. Die gesamte Bearbeitung jeglicher Eingangspost wird beschleunigt, sodass sich Ressourcen effizienter planen lassen.