Elektronische Archivierung
Elektronische Archivierung - Digitale Aufbewahrung als Basis für solides DMS
Claudia Mattig, Geschäftsführerin und Mitinhaberin
Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner
Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner
Jetzt kann ich mich irgendwo aufhalten und brauche nicht im Voraus daran zu denken, diesen oder jenen Ordner mitzunehmen.
zur Referenz 
Weniger Papier, mehr Transparenz bei Geschäftsabläufen sowie rechts- und revisionssichere Ablage sämtlicher Unternehmensinformationen dank elektronischer Archivierung.
- Vorgangsbezogener Zugriff auf verknüpfte Dokumente und Akten
- Kein Drucken und manuelles Archivieren von Papierbelegen mehr nötig
- Automatische Aktenbildung bei Archivierung neuer Dokumente
- Intuitive, individuell anpassbare Benutzeroberfläche für bessere Übersicht
Effizientes Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint
ERP, CRM, Teams und Outlook intelligent verbinden und geschäftskritische Porzesse werden vollständig transparent.
Die Lösungen von d.velop machen das einfach möglich.
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Dokumenten-Lebenszyklus in der Öffentlichen Verwaltung mit Records Management im Griff
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Kosten sparen, Platz schaffen
Die sachgemässe Archivierung digitaler Dokumente in unveränderlichen Formaten wie TIFF oder PDF/A bildet die Grundlage eines jeden effizienten Dokumentenmanagement-Systems. Druck-, Papier- und Lagerkosten lassen sich damit effektiv senken. Daneben erfüllen unsere Lösungen Compliance-Richtlinien wie GeBüV und Co. und erlauben die schnelle und bequeme Recherche beliebiger Dokumente.
Weitere Highlights
- Kosteneffizienz durch mögliche Nutzung vorhandener Storage-Systeme
- Einfache Einrichtung infolge Verwendung etablierter Standardlösungen
- Besserer Datenschutz durch individuelles Rechtekonzept für den Archivzugriff
- (ADS-Integration)
- Geringer Administrationsaufwand
- Erfüllung der geltenden Compliance-Anforderungen
- Optionale rechtskonforme Vernichtung von Originalbelegen nach der Archivierung
Dokumente sicher digital archivieren
Rechtliche Grundlagen und technische Anforderungen für die rechtskonforme Dokumentenarchivierung in der Schweiz
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Diese und weitere Kunden setzen auf die elektronische Archivierung
Wünschen Sie weitere Informationen oder eine Demo? Ich helfe Ihnen gerne weiter.
Peter Neururer
Fragen und Antworten (FAQ) zu Elektronische Archivierung
Welchen Nutzen bringt die elektronische Archivierung?
Sie schafft eine zentrale, rechts- und revisionssichere Ablage aller Unternehmensinformationen, reduziert Papieraufwand (kein Drucken/Manuell-Ablage), ermöglicht vorgangsbezogenen Zugriff auf verknüpfte Dokumente/Akten und sorgt für mehr Transparenz in den Geschäftsabläufen.
Erfüllt die Lösung rechtliche Vorgaben (Schweiz/EU) – und was bedeutet «revisionssicher»?
Ja. d.velop-basierte Archive sind für revisionssichere Aufbewahrung ausgelegt (IDW PS 880 geprüft); so lassen sich regulatorische Anforderungen wie GeBüV, DSG/DSGVO adressieren. «Revisionssicher» bedeutet u. a. unveränderbare, nachvollziehbare und dauerhaft lesbare Ablage mit Protokollierung.
Welche Funktionen unterstützen den Alltag im Archiv?
Automatische Aktenbildung bei der Ablage, Versionierung/Protokolle, schnelle Recherche, nachvollziehbare Vorgangs- und Aktenbezüge sowie eine intuitive, anpassbare Oberfläche. E-Mails können vollständig, langfristig und sicher mitarchiviert werden.
Wie ist die elektronische Archivierung in Prozesse und Systeme eingebunden?
Die Archivierung ist Bestandteil des DMS (d.velop documents) und greift nahtlos in Workflows ein; Dokumente werden direkt aus Fachsystemen (z. B. SAP, Microsoft Dynamics 365) abgelegt und recherchiert – mit auditfester, nachvollziehbarer Ablage.
Welche Rahmenbedingungen gelten in der Schweiz zur Aufbewahrung?
Die GeBüV erlaubt die elektronische Aufbewahrung; entscheidend sind u. a. Unveränderbarkeit und Nachweisbarkeit von Änderungen. Unternehmen definieren zudem Aufbewahrungs- und Löschfristen gemäss Vorgaben.
