Hans Eberle AG
Hans Eberle AG
Vom Suchen zum Finden als Hauptmotivation
Rund 14‘000 Fertigungsartikel führt die Hans Eberle AG aus Ennenda im Kanton Glarus. Für jeden einzelnen existierte eine physische Akte mit Zeichnungen, Produktionspapieren, Spezifikationen und vielem mehr: die Stammkarte. Das füllte meterweise Aktenschränke. War einmal eine Akte falsch abgelegt, begann die nervenzehrende Suche. Dank d.velop documents (vormals d.3ecm) änderte sich alles.
DMS in der Praxis
Vom Suchen zum Finden – das war die Hauptmotivation für den tiefgreifenden Wandel im Umgang mit Dokumenten bei der Hans Eberle AG. Das Unternehmen ist mit über 160 Mitarbeitenden eine der grössten Blechbearbeitungsfirmen der Schweiz. Zu viel unproduktive Zeit nahmen Tätigkeiten wie das Ablegen von Akten, die Suche nach Dokumenten, aber auch administrative Prozesse in Anspruch. So beschloss die Geschäftsleitung, ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem einzuführen.
Von der Stammkarte zur E-Stammkarte: 25 Prozent effizienter
adeon ag wurde mit der Umsetzung beauftragt – und machte mit d.velop documents die Stammkarte zur E-Stammkarte. Bis anhin zirkulierte für jeden Artikel eine Mappe im Betrieb. Jetzt wurden all diese Mappen digitalisiert. adeon verknüpfte das Dokumentenmanagement-System d.velop documents mit dem führenden ERP-System IN:ERP und richtete Tools ein: Verkauf, Einkauf, Zeichnungen – alles, was mit einem Artikel verknüpft war, wurde hier abgelegt. Vor allem aber: Es war nicht nur abgelegt, sondern liess sich auch finden. Auf Knopfdruck. In der Folge gestalteten sich die Administrationsprozesse mit d.velop documents um 25 Prozent effizienter. Meterweise konnten Aktenschränke entfernt werden.
Sukzessive nahm die Firma weitere Dokumente in d.velop documents auf: die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, die Maschinenparkmappe, Lieferantenvereinbarungen, Kundenakten, Verträge, Personalakten und vieles mehr. Klar definierte Regeln und Zugriffsberechtigungen in d.velop documents garantieren dabei die Einhaltung des Datenschutzes.
Digitalisierung mit d.velop documents für eine Vielzahl von Prozessen
Heute werden zum Beispiel Debitorenrechnungen automatisch verschickt, auslaufende Verträge frühzeitig angezeigt und Mitteilungen ausgelöst, wenn im Workflow ein nächster Schritt ansteht. Jedes Dokument, das eintrifft, wird einem Kunden, einem Vertrag oder einem Auftrag zugeordnet – und steht sofort zur Verfügung. Trifft eine Bestellung ein, wird sie in d.velop documents abgelegt, der Workflow beginnt: Die Verkaufsabteilung prüft den Auftrag und erfährt auf Anhieb, ob bereits ein Rahmenvertrag mit den entsprechenden Preisen und Mengen dazu existiert. Die Freigabe verläuft ebenso digital wie die Erstellung der Produktionspapiere. Der gesamte Workflow wird in d.velop documents ausgelöst, inklusive Erinnerungen per E-Mail. Dadurch bleibt nichts mehr liegen.
Leistungsfähiges d.velop documents auch ideal fürs Homeoffice
Dass die Hans Eberle AG in den letzten Jahren die Mehrheit ihrer Prozesse in d.velop documents überführt hat, zahlt sich in Zeiten von COVID-19 speziell aus, gewann das Unternehmen doch auch für die Arbeit im Homeoffice an Flexibilität, Produktivität und Effizienz.
Partnerschaftliche Zusammenarbeit
Marc Dönni, Leiter Finanzen und Prozessentwicklung bei Hans Eberle AG, zieht ein rundum positives Fazit: «Wir haben dank d.velop documents und der Zusammenarbeit mit adeon markante, messbare Optimierungen erzielt. adeon setzte alles tadellos um. Ich empfehle das Unternehmen aus Überzeugung.»
Bilder: Hans Eberle AG
Ausführlicher Anwenderbericht als PDF-Download
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