Kalt Maschinenbau AG

Perfektion beim Käse und beim DMS

Die Kalt Maschinenbau AG sagt selbstbewusst: «Kalt hat den Käse nicht erfunden. Aber seine Herstellung perfektioniert.» Um auch ihre digitalen Prozesse zu perfektionieren, setzt sie auf das Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop documents.

Die vollautomatischen Käsepressen und Käsefertiger der Kalt Maschinenbau AG stehen in Käsereien rund um den Erdball im Einsatz. Etwa 100 Mitarbeitende beschäftigt das Unternehmen mit Sitz in Lütisburg im schweizerischen Toggenburg.

Als er 2020 CFO bei Kalt Maschinenbau wurde, stellte Marcel Kuhn fest: «Noch immer führten wir viele Dokumente in Papierform: Rechnungen trafen physisch oder digital ein, wurden ausgedruckt und auf den Weg zur Freigabe geschickt. Am Schluss landeten sie in einem Ordner.»

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Gutes Zusammenspiel von Comarch ERP und d.velop documents

Diese Arbeitsweise erfüllte die heutigen Anforderungen an effiziente Prozesse nicht mehr. Sie kostete die Mitarbeitenden Zeit, gestaltete die Suche nach Dokumenten beschwerlich und führte zu Leerläufen. Eine digitale Ablage war gefragt. Das führende ERP-System im Unternehmen stammt von Comarch. Auf der Suche nach einem passenden DMS stiess Marcel Kuhn bald auf Aussagen über die gute Kompatibilität mit d.velop documents. So kam die adeon ag als Schweizer Partner von d.velop ins Spiel. Kalt Maschinenbau setzte bewusst auf die Cloud: d.velop documents cloud erwies sich als die ideale Lösung, die Datenschutz, Sicherheit und immer automatisch neueste Updates gewährleistet.

In einem ersten Schritt automatisierte adeon alle Prozesse rund um Gemeinkostenrechnungen – Rechnungen ohne Bestellbezug wie Heizkosten oder Hotelrechnungen. Heute finden Mitarbeitende in Sekundenschnelle Rechnungen, wo sie früher zum Ordner gehen mussten, um etwas zu suchen, von dem sie nur ahnten, dass es existiert. Ob nun heute eine Rechnung als PDF oder auf Papier eintrifft, mit dem effizienten Importprozess des Moduls inbound scan wird sie in d.velop documents revisionssicher abgelegt und mittels OCR-Erkennung ausgelesen.

Buchhaltungsaufwand mehr als halbiert

Marcel Kuhn ist beeindruckt von der Effizienzsteigerung: «Alleine der Aufwand für die Buchhaltung hat sich mehr als halbiert.» Als Nächstes wird Kalt Maschinenbau die bestellbezogenen Prozesse und Rechnungen einführen. Marcel Kuhn: «Am Schluss werden wir für die Prozesskette noch maximal 20 Prozent des früheren Aufwands benötigen.»

Bereits steht der nächste Meilenstein an. Zurzeit widmet sich adeon dem HR mit den Personaldossiers: Alle Personaldaten werden digitalisiert, anschliessend auch die Workflows wie Rekrutierungsprozesse.

Sehr zufrieden mit adeon

Was empfiehlt der CFO einer Firma, die die Einführung eines DMS erwägt? «Machen! Die Effekte des Kreditorenworkflows sind enorm; er ist ein guter Einstieg in die digitale Welt.» Marcel Kuhn ist hochzufrieden mit d.velop documents – ebenso wie mit der Zusammenarbeit mit adeon. So perfektioniert Kalt Maschinenbau heute nicht nur die Herstellung von Käse, sondern dank adeon auch ihre digitalen Prozesse.

Bilder: Kalt Maschinenbau AG