PRIVERA AG

Wenn der Pöstler nur noch digital klingelt

Fünfhunderttausend Dokumente. So viel Post warfen die Pöstler jährlich in die Briefkästen der zwölf Niederlassungen der PRIVERA AG. Pro Tag sind das über 2'200 Sendungen. Nun hat das lmmobiliendienstleistungsunternehmen diesen Dokumentenberg ins digitale Zeitalter überführt. Die adeon ag gestaltet die Transformation zum papierlosen Büro massgeblich mit.

Im Auftrag der Eigentümerinnen – darunter Pensionskassen, Banken und Versicherungen – verwaltet die PRIVERA AG mit rund 450 Mitarbeitenden in der ganzen Schweiz Wohn-, Geschäfts- und Retail-Liegenschaften und betreut deren Mieterinnen und Mieter. Alleine bei den Mieterdossiers fallen dabei Berge von Dokumenten wie Mietverträgen oder Wohnungsübergabeprotokollen in Ordnern an.

Zugriff von jedem Ort und auf jedem Gerät

Jetzt wollte PRIVERA weitgehend alle Dokumente ausschliesslich digital führen, um sie den Mitarbeitenden ortsunabhängig zur Verfügung zu stellen und Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Die knifflige Aufgabe bestand somit aus zwei Teilen: Erstens sollten alle bestehenden Dokumente digitalisiert und in die eigenen Systeme überführt werden. Zweitens sollte die Post künftig nur noch digital eintreffen.

Zusammen mit PRIVERA entwickelte adeon ein Konzept für die Digitalisierung. In der Folge wurden 75‘000 Mieterdossiers und 2’000 Liegenschaftendossiers gescannt – 7 Millionen Blatt Papier. adeon implementierte das Dokumentenmanagementsystem d.velop documents und entwickelte Schnittstellen zur zentralen Immobilienbewirtschaftungs-Software REM. Dadurch lässt sich die digitalisierte eintreffende Post direkt dem zuständigen Bearbeiter zuweisen. Weiter galt es, alle Dossiers mit den Liegenschaften, Mietern, Abteilungen und Bearbeitern zu verknüpfen sowie alle ausgehenden Dokumente digital zu speichern.

Für die digitale Post braucht es definierten Workflow

In der physischen Welt öffnet die interne Postverantwortliche Briefe und verteilt die Dokumente – zum Beispiel an den Bewirtschafter und die Buchhaltung. In der digitalen Welt liegt die Herausforderung darin, einen Workflow zu definieren, der die Arbeit erleichtert und von allen akzeptiert wird. adeon definierte zusammen mit PRIVERA diesen Workflow und implementierte ihn anschliessend in d.velop documents. Nach und nach wurden 2018 alle zwölf Niederlassungen auf digitale Post umgestellt.

80‘000 Ordner sind verschwunden

Heute ist es leer geworden, erstaunlich papierlos in den Büros von PRIVERA. Rund 80‘000 Ordner sind aus ihnen verschwunden. Es braucht sie nicht mehr. Und der Pöstler? Der klingelt jetzt – fast – nur noch digital an den Türen von PRIVERA. Denn alle Briefe an PRIVERAwerden automatisch an ein Scancenter umgeleitet und dort im Volltext gescannt und digitalisiert. Aufgrund der Nennung von Adressat oder von Liegenschaften und Mietern erkennt das System automatisch bei jedem Dokument, worum es sich handelt und für welche Person es bestimmt ist. Diese wird über den Eingang informiert und kann es sofort bearbeiten – am PC, am Laptop oder unterwegs am Handy.

Deutlich einfacherer Umgang mit Dokumenten

Julien Fiechter, Leiter IT Services bei PRIVERA AG, ist sehr zufrieden mit der Lösung: «Es ist deutlich einfacher geworden, mit Dokumenten umzugehen. adeon ist ein wertvoller Partner für uns, der für alle Herausforderungen Lösungen fand und d.velop documents zu einer Kernapplikation von PRIVERA machte.»