Treuhand zum Amtshaus AG

Ein Treuhandbüro schreitet in die Zukunft

Regale gefüllt mit Laufmetern an Akten oder doch lieber nur ein Laptop, auf dem man in Sekundenschnelle Dokumente findet? Vor dieser Frage stand die Treuhand zum Amtshaus AG – und beantwortete sie zusammen mit adeon und dem Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop documents.

Die Treuhand zum Amtshaus AG (TzA) hatte bereits eine relativ gute Ablagestruktur. Dokumente und Akten wurden gescannt und im Windows-Explorer auf dem eigenen Server abgelegt. Parallel dazu bewahrte das Treuhandbüro aber immer noch viele Dokumente physisch auf, auch aus rechtlichen Gründen. Doch für die TzA war das nicht mehr zeitgemäss.

Das Büro setzt TimeSafe als zentrale Projekt-Software ein. Hier werden die Kunden-Stammdaten, die Projekte und alle Leistungen für ein entsprechendes Projekt erfasst. Jetzt wollte die TzA einen Schritt weitergehen. Denn viele Dokumente wurden losgelöst von der Projekt-Software abgelegt und gespeichert, sodass die Mitarbeitenden manuell Verbindungen zwischen Projekten und Dokumenten herstellen mussten.

Jedes Dokument revisionssicher abgelegt

Ein Dokumentenmanagement-System sollte zum entscheidenden Bindeglied zwischen der Software und der Ablage werden. Innert vier Monaten stellte das Treuhandbüro komplett auf eine neue Lösung um: die Verknüpfung von TimeSafe mit d.velop documents durch die adeon ag. Ein grosser Vorteil ist die Versionierung von Dokumenten. Es gibt nur noch ein aktuell gültiges Dokument. Alle Versionen sind perfekt dokumentiert mit Datum und Zeitstempel. Während sich vorher Dateien jederzeit verändern oder löschen liessen, garantiert d.velop documents jetzt deren revisionssichere Ablage.

Rund 144’000 Dokumente wurden kategorisiert und Akten und Kunden zugeordnet. Heute finden Mitarbeitende jedes Dokument in Sekundenschnelle auf Knopfdruck. Dokumente, die noch physisch von Kunden eintreffen, werden gescannt und komfortabel in d.velop documents abgelegt. Das physische Dokument kann vernichtet werden – das digitale ist rechtskonform abgelegt und lässt sich von den Bearbeitenden ortsunabhängig abrufen.

Direkt aus beliebigen Programmen Dokumente sichern und verschicken

Werden Dokumente digital erstellt, sei es mit Microsoft Word, Excel oder anderen Programmen, lässt sich über d.velop documents auf Mausklick eine PDF-Version erzeugen. Diese ist sofort sicher abgelegt und im Volltext durchsuchbar. Auch alle Anhänge, die per E-Mail eintreffen, lassen sich mit einem Rechtsklick auf «Anhang ablegen» in d.velop documents speichern und anschliessend im Volltext durchsuchen. Hat eine Akte ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist erreicht, macht d.velop documents darauf aufmerksam, worauf sie sich mittels Mausklick unwiderruflich vernichten lässt.

Wie beurteilt TzA-Partnerin Karin Schumacher die Vorteile von d.velop documents? «Wir sind viel schneller geworden als je zuvor. Heute müssen wir nicht mehr ins Archiv, wenn wir etwas suchen. Wir klicken einfach einmal mit der Maus.» Mit adeon als Implementierungspartner ist sie rundum glücklich: «Wir spürten deutlich, dass die Projektleiter von adeon bereits Treuhandfirmen betreuten und die Materie kein Neuland für sie war. Sie wussten, wovon wir reden. Ich empfehle adeon vorbehaltlos weiter.»

Bilder: Treuhand zum Amtshaus