Von Graffenried AG Liegenschaften

Zeit einsparen zugunsten der Kunden

Die Von Graffenried AG Liegenschaften setzt bei der Digitalisierung auf adeon und d.velop documents. Den ersten Schritt hin zur digitalen Immobilienbewirtschaftung geht sie mit der Einführung des Kreditorenworkflows.

«Wir wollen unseren Fokus noch stärker auf den Kunden legen und unseren Zeitaufwand für administrative Arbeiten ohne nennenswerten Mehrwert möglichst klein halten», benennt Philippe Müller, Leiter Finanzen & Controlling der Von Graffenried AG Liegenschaften, den wesentlichen Grund und Treiber zur Digitalisierung bei dem Berner Traditionsunternehmen. 

Separierter Prozess als Einstiegsprojekt

Als Familienunternehmen bietet die Von Graffenried Gruppe seit Jahrzehnten vernetzte Dienstleistungen in den Bereichen Liegenschaften, Bank, Treuhand und Recht an. Die Von Graffenried AG Liegenschaften bietet mit ihren Spezialisten umfassende Immobiliendienstleistungen in den Gebieten Architektur, Bewirtschaftung, Bewertung und Beratung an. 

In der Bewirtschaftung werden unter anderem jährlich rund 80'000 Rechnungen verarbeitet. Für Philippe Müller war schnell klar, dass sich der Prozess der Kreditorenverarbeitung am besten eignet, um den ersten Schritt in die Digitalisierung zu gehen: «Der Kreditorenprozess kann zu einem hohen Grad automatisiert werden und bietet sich als Einstiegsprojekt in die Digitalisierung an, weil der separierte Prozess relativ unabhängig von den übrigen Prozessen restrukturiert werden kann.»

Wie in vielen anderen Betrieben und Branchen nahmen Rechnungen bei von Graffenried früher einen stattlichen Weg per interner Post bis in die Buchhaltung auf sich: Von der Mitarbeiterin am Empfang über die zuständige Bewirtschafterin zur Sachbearbeiterin, welche die Rechnungen stempelte, von Hand kontierte, um sie dann der Buchhalterin weiterzureichen, damit diese die Rechnungen stapelweise ins System eintippen, verarbeiten und im Hängeregister ablegen konnte. Bei der Erstellung der Jahresabrechnung wurden die Belege dann wieder hervorgeholt und in mühseliger Kleinarbeit sortiert. 

Schlanker und schneller

Mit der Einführung des Dokumentenmanagement-Systems  d.velop documents und dem Kreditorenworkflow konnte die Durchlaufzeit dieses Prozesses um ein Vielfaches verkürzt werden. Es handelt sich dabei um eine standardisierte Lösung, die auf die Immobilien Software Garaio REM zugeschnitten ist. Die Rechnungen werden zentral eingescannt, die Belegdaten automatisch extrahiert und gegen die Stammdaten in Garaio REM validiert. «Die Rechnungen können jetzt ortsunabhängig verarbeitet werden, es gibt keine Doppelspurigkeiten und die Durchlaufzeit der einzelnen Prozessschritte konnte stark verkürzt werden», zählt Philippe Müller einige der Vorteile auf. Zur Verschlankung des Prozesses gehört auch, dass im System hinterlegt werden kann, ab welchem Betrag der Bewirtschafter die Rechnung visieren muss – alles darunter kann der Sachbearbeiter direkt verarbeiten. Zeitsparend ist überdies die Möglichkeit der Vorkontierung. Das heisst, bei Auftragsvergabe an einen Handwerker wird die Kontierung bereits im System hinterlegt und bei Eintreffen der Rechnung dann direkt übernommen. 

Philippe Müller fasst den Hauptnutzen so zusammen: «Unsere Bewirtschafter haben jetzt einen kleineren administrativen Aufwand. Das verschafft ihnen mehr Zeit für den Kunden und ihre eigentliche Haupttätigkeit: die nachhaltige Liegenschaftsbewirtschaftung vor Ort».

Branchenkenntnis als Plus

«adeon kennt die Immobilienbranche – das ist ihr grösstes Plus und das war uns bereits bei der Evaluation wichtig. Die Zusammenarbeit mit unserem Projektleiter, Manuel Prantl, ist sehr angenehm. Er ist erfahren und brachte wertvolle Inputs ein. Mich beeindruckte, wie professionell strukturiert das ganze Projekt aufgebaut war und ich schätzte den guten Austausch bei der Einführung» blickt Philippe Müller zurück und ergänzt: «Es ist ganz normal, dass nicht von Anfang an alles rund läuft. In dieser Zeit haben wir uns aber immer gestützt gefühlt und konnten die bestehenden Startschwierigkeiten speditiv angehen.» 

Eine gute Basis für die weitere Zusammenarbeit. Denn die Von Graffenried AG Liegenschaften treibt die Digitalisierung zusammen mit adeon weiter voran. Als nächstes sollen die Inhalte von rund 5‘000 Bundesordnern aussortiert, eingescannt und in die digitalen Liegenschaften- und Mieterdossiers überführt werden. Zeitgleich wird die digitale Posteingangsverarbeitung eingeführt, womit die Von Graffenried AG Liegenschaften in Bereich der Bewirtschaftung zu 95% digital unterwegs sein wird. 

Bilder: Von Graffenried AG Liegenschaften