Ort- und zeitunabhängiger Zugriff – auch auf sensible Dokumente

Gerade jetzt in der aktuellen Coronakrise, wenn Homeoffice angesagt ist, erweist sich ein stabil laufendes Dokumenten­management-System (DMS) als grosse Erleichterung in einem fordernden Umfeld. Die Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner (MSuP) setzt auf d.3ecm und stellt damit auch den Umgang mit sensiblen Dokumenten weiterhin sicher.

Ein neuer Umgang mit sensiblen Dokumenten

Die Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner (MSuP) betreut mit rund 100 Mitarbeitenden ihre Kunden an sechs Standorten in der Schweiz und zwei Büros im Ausland. Um Akten standortübergreifend verfügbar zu machen und die Effizienz zu steigern, entschied sich MSuP für das Dokumentenmanagement-System d.3ecm.

Die Firma mit Hauptsitz in Schwyz führte bislang physisch ein Dossier pro Kunde, bestehend aus bis zu mehreren Bundesordnern. Dabei liess sich kaum vermeiden, dass Akten oft nicht an dem Standort waren, wo sie gerade gebraucht wurden. MSuP schaute sich deshalb nach einer besseren Lösung um. Nach einer Evaluierung verschiedener Anbieter und Lösungen entschied sie sich für die adeon AG mit dem Dokumentenmanagement-System d.3ecm.

120‘000 Dokumente digital verfügbar machen

Im Juli 2016 begann adeon mit der Umsetzung der Lösung für MSuP. Bereits ab 1. Januar 2017 arbeitete das Unternehmen produktiv mit d.3ecm: Alle neuen Kundendokumente wurden nur noch digital erfasst. Zudem digitalisierte die Firma rückwirkend alle Dauerakten – also Verträge mit mehrjähriger Wirkung wie Urkunden und Versicherungspolicen. Alleine dadurch kamen 120'000 Dokumente zusammen, die gescannt, Kunden zugeordnet und in d.3ecm zentral abgelegt wurden. Das Resultat: Heute kann jeder Mitarbeitende mit entsprechender Berechtigung von jedem Standort aus auf Knopfdruck gewünschte Dokumente bearbeiten.

Kein Dokument verlässt das Unternehmen

Jedes neue Dokument, das auf dem Postweg einen Firmensitz von MSuP erreicht, wird heute umgehend von einer Mitarbeiterin der dezentralen Administration digitalisiert und sowohl einem Mandanten als auch einem Mitarbeiter zugeordnet. Dieser entscheidet in d.3ecm über den weiteren Umgang mit dem Dokument. Das physische Dokument wird, sofern rechtlich zulässig, vernichtet. Der ursprüngliche Scan lässt sich nicht mehr verändern und bleibt verfügbar. Als Treuhandunternehmen, das spezifische Gesetze im Umgang mit sensiblen Daten erfüllen muss, legt MSuP Wert darauf, dass kein Dokument das Unternehmen je verlässt. Alle Dokumente werden in firmeneigenen Servern gespeichert und nicht in eine externe Cloud ausgelagert. Die Mitarbeitenden greifen über sichere Verbindungen auf Dokumente zu, ohne sie auf ihre eigenen Geräte zu laden.

Dokumente auf Knopfdruck im Volltext durchsuchbar

Beim CRM-System von MSuP handelt es sich um Vertec. Zwischen d.3ecm und Vertec implementierte adeon eine Schnittstelle für den Datenaustausch. Dokumente lassen sich auf verschiedene Arten bearbeiten; abgelegt bleiben sie in d.3ecm. Auf diese Weise greifen die Mitarbeitenden immer auf die aktuelle Version der Dokumente zu. Alle neu gescannten Dokumente lassen sich im Volltext durchsuchen. Auch E-Mails und weitere Dateien können in d.3ecm gespeichert und Mandanten zugeordnet werden.

Claudia Mattig, die Geschäftsführerin und Mitinhaberin des Unternehmens in dritter Generation, ist sehr zufrieden mit der neuen Lösung: «Jetzt kann ich mich irgendwo an einem Sitz aufhalten und brauche nicht im Voraus daran zu denken, diesen oder jenen Ordner mitzunehmen. Vielmehr habe ich jedes Dokument, das ich für meine Arbeit benötige, in Sekundenschnelle auf dem Bildschirm.»