«Die Aufgabenvielfalt auf dem Weg zur papierarmen Stadtverwaltung ist nur durch einen zuverlässigen und vor allem kompetenten IT-Partner effizient zu bewältigen – einen Partner, wie wir ihn in der adeon ag gefunden haben.»
Jargo De Luca, Records Manager, Stadtverwaltung Winterthur
zur Referenz
Von der komfortablen Bearbeitung und Versionierung in d.velop documents (vormals d.3ecm) bis hin zur strukturierten und rechtsgültigen Speicherung unveränderbarer Records
Alle Dokumente werden ungeachtet ihrer Herkunft (Office-Anwendungen, Applikationen, Datenbanken, GEVER-Systeme, Scanning) in Dossiers und Subdossiers gegliedert und im zuvor definierten Ordnungssystem abgelegt. Das Ordnungssystem ist entlang von Querschnitts- und Kernaufgaben der jeweiligen Organisationseinheit organisiert. Dank dieses Ordnungssystems behält jedes Dokument seinen Kontext innerhalb einer Aufgabe oder eines Prozesses, selbst wenn die dazugehörende Fachanwendung nicht mehr existiert. Dieser Umstand ist von grosser Bedeutung, wenn man davon ausgeht, dass einzelne Unterlagen über unbeschränkte Zeit aufbewahrt werden müssen.
Digitale Aufbewahrung als Basis für solides DMS
d.velop documents (vormals 3ecm) kann sowohl für die Ablage von prozessorientierten Dokumenten, die meist aus angebundenen Fachanwendungen stammen, als auch für themenorientierte Einzelgeschäfte wie zum Beispiel MS-Office-Dokumente, E-Mails, Fotos oder gescannte Unterlagen verwendet werden. Bei Dokumenten, die über eine Schnittstelle aus einer Fachanwendung ins ERMS-Dossier gelangen, wird der Zeitpunkt für den Transfer individuell festgelegt. So können diese etwa direkt nach Erstellung oder nach Ablauf einer hinterlegten Bearbeitungsfrist ins ERMS d.velop documents abgelegt werden. Die Veränderbarkeit der abgelegten Daten richtet sich an den Abteilungsbedürfnissen aus.
Die Basis für die intelligente Umsetzung des Dokument-Lebenszyklus sind die drei «Lebensphasen»:
Der Übergang von Phase 1 in Phase 2 wird massgeblich durch das Beenden eines Vorgangs bestimmt. Ist ein «Fall» abgeschlossen, werden alle bis dato noch veränderbaren Dokumente in Records gewandelt und die hinterlegte Aufbewahrungsfrist beginnt zu laufen. Nach Ablauf der Frist folgt der Übergang in die inaktive Phase. Nun werden die Dossiers über einen speziellen Aussonderungsvorgang an das elektronische Langzeitarchiv übergeben und von der ERMS-Plattform gelöscht.
Wünschen Sie weitere Informationen oder eine Demo? Wir sind gerne für Sie da.
