Sunstar Hotels Management AG

Das Gesamtpaket für die Personaladministration in Hotellerie und Gastronomie

Der Aufwand für die Personaladministration ist in der Gastronomie und Hotellerie besonders hoch. Um ihn zu minimieren, entschied sich die Hotelgruppe Sunstar für ein Kombipaket mit der Mirus Software und dem Dokumentenmanagement-System d.velop documents von adeon.

Zur Sunstar Gruppe mit mehr als 300 Mitarbeitenden zählen sieben Viersterne-Hotels in der Schweiz und in Italien. Katja Lemmler ist als Head of HR und Mitglied der Geschäftsleitung für das Personal zuständig. Sie beschreibt eine ihrer grössten Herausforderungen so: «Als Saison-Hotelkette rekrutieren wir zweimal pro Jahr neue Mitarbeitende. Die Ein- und Austritte und alle anderen Personal-Angelegenheiten für jedes unserer Häuser zu koordinieren, ist sehr zeitintensiv.»

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Eine gesetzeskonforme Lösung ist gefragt

Seit Jahren nutzt Sunstar die beliebte Lösung der Mirus Software AG für Human Resources und Lohnbuchhaltung. Über deren übersichtliche Benutzeroberfläche lassen sich Lohnabrechnungen erstellen, Personaleinsätze planen, Arbeitszeiten kontrollieren – und vieles mehr. Die Digitalisierung bei Sunstar war damit bereits weit fortgeschritten. Doch ein entscheidendes Glied in der Kette fehlte noch: ein Dokumentenmanagement-System (DMS), mit dem sich sämtliche Personaldossiers,  akten und der E-Mail-Verkehr mit dem Personal ablegen und digital verwalten liessen.

Sunstar liess sich von adeon und Mirus d.velop documents präsentieren. Es erwies sich als der ideal passende Baustein. In wenigen Wochen installierte adeon das System. Jetzt werden die Stammdaten aus Mirus automatisch in d.velop documents integriert. Personalakten lassen sich mit beliebigen Dokumenten befüllen und sind rechtskonform abgelegt. Katja Lemmler sagt: «d.velop documents ist wie ein Zusatzmodul von Mirus. Alles greift nahtlos ineinander. Ich kann an jedem Ort der Welt auf Personalakten zugreifen und alle Aufgaben, von der Einstellung über die Arbeitszeiterfassung bis zum Austritt, digital erledigen. Die Zeiterfassung in Mirus geht nahtlos ins DMS über. Die Verantwortlichen haben den Überblick über Aufgaben und können sie effizient steuern.»

Begeistert von adeon und d.velop documents

Über 95 Prozent aller Bewerbungen treffen über das firmeninterne Bewerberportal ein. Wird eine Bewerberin eingestellt, lassen sich ihre Dokumente einfach in d.velop documents ziehen und anschliessend bearbeiten. Katja Lemmler sagt: «d.velop documents steigert unsere Effizienz enorm. Bislang hatte jedes Hotel selbst irgendwo Personalakten gespeichert oder bewahrte sie gar physisch auf. Jetzt haben die Mitarbeitenden mit den entsprechenden Berechtigungen zentral Zugang dazu.»

Katja Lemmler empfiehlt jedem Hotel- und Gastrobetrieb – sogar Einzelbetrieben – die Kombination mit der Software von Mirus: «Mit der Anbindung von d.velop documents an Mirus erhalten sie eine Gesamtlösung, die ihre Backoffice-Arbeit erheblich vereinfacht.» Auch von der Zusammenarbeit mit adeon ist sie begeistert: «Die Kommunikation mit ihren Projektmitarbeitern war einfach spitze. Wie sie auf unsere Wünsche eingingen: toll! Wir fühlten uns von Anfang an bestens betreut und verstanden.»
 

Bilder: Sunstar Hotels Management AG