Dokumentenmanagement-System (DMS)

DMS ist die Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung

Dieter Sommer, CEO
PRIVERA AG
Unsere Mitarbeitenden sollten auch zu Hause oder unterwegs Zugriff auf Dokumente erhalten, die sie gerade benötigen.
zur Referenz

Dokumente digital bearbeiten, verwalten und archivieren: Ein DMS automatisiert die Prozesse im Unternehmen, reduziert den Aufwand und macht Informationen sofort verfügbar. Das elektronische Dokumentenmanagement-System ist die Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung.

Die Vorteile eines DMS:

  • Zeit- und standortunabhängiger Zugriff auf Informationen 
  • Reduzierter Suchaufwand dank sofortigem Finden von Dokumenten und Informationen

  • Rechtskonforme und revisionssichere Archivierung von Dokumenten
  • Steigerung von Effizienz und Produktivität
  • Automatisierte Einhaltung von Compliance-Anforderungen
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Gesteigerte Produktivität

In jedem Unternehmen gibt es unzählige digitale und physische Dokumente, und täglich kommen neue dazu. Das herkömmliche Dokumentenmanagement ist mit enormem Aufwand verbunden: Alle Unterlagen und Informationen müssen manuell erfasst, verarbeitet und sicher archiviert werden. Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS) schafft Abhilfe: Es verwaltet die Dokumente digital und automatisiert den gesamten Prozess – vom Eingang eines Dokuments bis zur rechtskonformen Archivierung. Das DMS entlastet die Mitarbeitenden und steigert die Produktivität im Unternehmen. Mit einem elektronischen Dokumentenmanagement-System haben Berechtigte jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen und Unterlagen – auch von unterwegs. Schnell, sicher und zuverlässig.

Ein Dokumentenmanagement-System ist der Wegbereiter für eine wertschöpfende und nachhaltige Digitalisierung.

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Die Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems

Sicher und Gesetzeskonform 

Der Zugriff auf Akten und Dokumente im DMS wird durch Rechtekonzepte geregelt. So hat jeder Mitarbeitende oder ganze Abteilungen nur Einsicht in die Daten, die für sie relevant sind. Datensensitive Bereiche wie beispielsweise das Personalwesen können so problemlos sicher elektronisch abgebildet werden. 

Die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung lassen sich mit einem DMS sehr einfach umsetzen. Ablage-Konzepte orientieren sich an den gesetzlichen Bestimmungen, so dass ein revisionstaugliches System einfach aufgebaut werden kann. Für die Langzeitarchivierung kommen verschiedene Mechanismen zur Anwendung wie digitale Signaturen. 

Nahtlos integriert

Dank konsequenter Integration in alle gängigen ERP, MS Office, Notes und Co. stehen dem Anwender umfassende Funktionen des DMS direkt in der gewohnten Anwenderoberfläche zur Verfügung. Dokumente lassen sich bequem erstellen, bearbeiten, archivieren und recherchieren.

Geringerer Administrationsaufwand

Der Initialaufwand bei der Einführung eines Dokumentenmanagements ist nicht zu unterschätzen. Er lohnt sich aber in jedem Fall. Denn Arbeitsabläufe werden dadurch einfacher und effizienter. Dies zeigt sich unter anderem bereits beim intelligenten Scanning. Dokumente werden dabei KI-basiert ausgelesen und automatisch der entsprechenden Akte zugeordnet.

Schnelle Auskunfts- und Reaktionszeiten = Zufriedene Mitarbeitende und Kunden

Dank der intuitiven Benutzerführung, einer Index- und einer themenbezogenen Volltextsuche haben Mitarbeitende rasch Zugriff auf die gesuchten Informationen und Dokumente. Lästiges Ordnerwälzen oder das Durchstöbern verstaubter Archivakten sowie falsch abgelegte Dossiers gehören der Vergangenheit an. Ein DMS erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit, weil es zu effizienten und bequemen Abläufen beiträgt und die Informationen sofort und ortsunabhängig verfügbar sind. Die Auskunftsfähigkeit steigt, dadurch lassen sich Reaktionszeiten verkürzen und in der Folge verbessert sich die Servicequalität am Kunden. 

Beschleunigung der Verarbeitungsprozesse

Ein Dokumentenmanagement (DMS) bildet mit dem elektronischen Archiv die Basis für alle nachgelagerten, digitalen Prozesse. Es ist die Grundlage für die Digitalisierung im Unternehmen. Die Daten werden zentral gespeichert, es kommt zu keiner doppelten Datenhaltung mehr. 

Einfache Verwaltung von archivierten Datenbeständen und deren Versionen

Damit Änderungen von allen Mitarbeitern nachvollzogen werden können, werden Dokumente automatisch versioniert. So sieht man auf einen Blick, welches Dokument den neuesten Stand hat und welche noch in Bearbeitung sind.

Papierloses Büro, weniger Materialkosten, mehr Platz

Der am deutlichsten sichtbare Effekt eines DMS ist der frei werdende Raum. Es ist schlichtweg nicht mehr nötig, ganz Räume mit abertausenden von Papierdossiers, Archivschachteln und Bundesordnern zu blockieren. In der Folge fallen erhebliche Material- und vielleicht sogar Mietkosten weg. 

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Betriebsform: Wie hätten Sie es gern?

Die Integration eines Dokumentenmanagementsystems lässt sich flexibel auf die Bedürfnisse und Ressourcen Ihrer Organisation abstimmen. Grundsätzlich kommen vier Betriebsmodelle oder Kombinationen infrage. Je nach Präferenzen, Verfügbarkeit und Qualifikation von Personal, Sicherheitsüberlegungen, IT-Infrastruktur und weiteren Kriterien empfiehlt sich ein anderes Modell mit seinen jeweils unterschiedlichen Akzenten, Stärken und Schwächen.

  • On-Premise-Lösung
    On-Premise ist die klassische Inhouse-Lösung: Hier befindet sich die Software auf dem eigenen Server der Gesundheitsorganisation. Bei diesem Modell ist die Organisation selbst für die gesamte IT- Infrastruktur sowie die Systemsicherheit inklusive Wartungen und Updates verantwortlich.

  • Hosting-Lösung
    Bei diesem Modell stellt ein Rechenzentrum das Dokumentenmanagementsystem als Hosting-Lösung zur Verfügung. Die Software wird innerhalb des Rechenzentrums angeboten und betrieben – entweder in geteilten Umgebungen oder dediziert.

  • Cloud-Lösung
    Bei diesem Modell bezieht die Gesundheitsorganisation das Dokumentenmanagementsystem als Software as a Service (SaaS) über eine Cloud-Plattform. Diese Variante erfordert weder einen unternehmensinternen Server noch Investitionen in Hardware. Die gesamte Lösungsplattform wird vom Anbieter zur Verfügung gestellt und betrieben – dieser ist auch für die Einhaltung der geforderten hohen Sicherheitsstandards verantwortlich.

  • Hybrid-Lösung
    Die Hybrid-Lösung stellt eine Kombination aus Cloud- und On-Premise-Lösung dar. Bei diesem Modell betreibt eine Gesundheitsorganisation wichtige DMS-Dienste in der eigenen IT-Infrastruktur und bezieht gleichzeitig zusätzliche DMS-Lösungen aus der Cloud.

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